2022-10-28

英語の出来る同僚とミーティングに出ると、恥をかいたり、悔しかったり...

ツール・その他

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語の出来る同僚とミーティングに出ると、恥をかいたり、悔しかったり...

みなさんは、自分が出席する英語のミーティングに、自分より英語が出来る日本人の同僚が一緒に参加してくれるとしたら、心強くて嬉しいですよね。

自分も、英語の出来る同僚が一緒に出てくれると安心できて嬉しいのですが、逆に悔しかったりがっくりくることもよくあります。

例えば...、

ミーティングの冒頭のアイスブレイク (*) のためのネタを考えてミーティングに臨んだが、英語の出来る同僚が同じようなネタで、もっと詳しい話をして相手と盛り上がり、自分が盛り上げるネタがなくなり、がっかりする
(* アイスブレイク: 会議の冒頭、始めて対面する相手と打ち解けるために、話題を振って関心を持ってもらうこと。https://garyu-study.com/entry/structure-005)
相手が英語で言ったことを、自分はコメントだと思って「分かりました。ありがとう！」と答えたら、英語の出来る同僚から「質問されてるんだよ！」と突っ込みが入り、恥をかく
ミーティングの後、部署内で意気揚々とその報告をしていると、英語の出来る同僚から「それは違うと思う」と言われて、自分の誤った認識について訂正され、しゅんとする
などなど...

ということで、英語の出来る同僚と英語のミーティングに出ると悔しい思いをすることがよくありますが、それをバネにして、もっと英語の力を付けなければ、と考えるようにしてます。

また、突っ込まれると恥ずかしいので、自分からは積極的な質問やコメントをするのは控えようか...、と思いがちですが、頭を切り替えて、恥をかいても言いたいことがあれば (なるべく) 発言するようにしてます。

そして、なによりも、そうした英語の出来る同僚は、自分が聞き取れていなかったことを教えてくれる心強い存在であり、自分の誤った認識を指摘してくれる (そのまま行ったら問題になっていたことを未然に防いでくれる) ありがたい存在であると、いつも感謝と尊敬 (リスペクト) してます。

今日のポイント：
英語の出来る同僚と英語のミーティングに出席すると、自分の間違いを指摘されることも多く、恥ずかったり、悔しかったりしますが、感謝するとともに、自分の英語力をなんとかしないと！と思いを新たにする次第です。

2022-10-21

英語プレゼン資料を複製して使うときに注意していること

作り始め・構成

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼン資料を複製して使うときに注意していること

みなさんは、一度作ったプレゼン資料を複製して、中身を少し変えて、再利用すること、よくしますか？

以前作ったプレゼン資料と同じ構成で、今回のプレゼン資料が作れる場合、当然その前のものを複製して、それをベースに説明用のスライドを用意すると思います。

自分も、ほとんどのプレゼン資料を、このやり方で用意しますが、英語のプレゼン資料の場合、気をつけていることがあります。

自分にとって英語で口頭で説明するのは非常に大変ですので、各スライドの内容を語るための文章を英作して、スライドの下の部分に用意されているテキスト欄 (マイクロソフトのPower Pointの場合「ノート」と呼ばれているエリア) にその文章を書き込んでおき、会議の中で自分が説明するときに、その「ノート」に書いておいた文章をちらちら見ながら説明します。

自分が気をつけていることは、会議の後でプレゼン資料を配布する際、かならずこの「ノート」欄を確認し、もし何か書いてあれば必ず消して、空になっていることを確認してから配布していることです。

プレゼンで使った資料を会議後に参加者と共有する場合、Power Pointの資料をPDFファイルに変換して配布することが多いと思いますが、同じ会社や組織の別の部署の人たちと共有するような場合は、先方がそのスライドを再利用できるようにするため、Power Pointファイルのままで送ることもあると思います。（自分の場合、ほとんとPower Pointで送ります）

意図的にノート欄に説明を入れて、送り先の人たちに読んでもらえるよう、敢えてそれを付けて送付することも、もちろんあると思います。

ただ、自分のように、英語で口頭で説明するために、カンニングペーパー的にノート欄を使っている場合、その説明文を消さないで配布してしまうと、ときに思いがけない事態を引き起こしてしまうこともあります。

例えばこれはまったくの架空の事例ですが、以下のような大失敗が起きる可能性もあります。

別の会議用に作ったプレゼン資料を複製して使用したが、ノート欄はチェックしなかった

複数の支店と、四半期の販売実績のレビュー会議を開催した
初日は、AAA支店との会議。今期最初の会議ということもあり、英語で説明する文章を考え、プレゼンスライドのノート欄に入力し、会議中はそれを見ながら説明した
AAA支店の今期の業績はたいへん素晴らしく、ノート欄にはAAA支店やX店長への賛辞、謝意、そして本当はまだ内緒のリソース (人員) 関連のコメントも書いておいた
AAA支店との会議は無事終了。翌日からのBBB支店、CCC支店、DDD支店との会議用の資料を、AAA支店向けのプレゼン資料を複製して用意した。それらの会議も無事に終了した
最終日のEEE支店との会議のプレゼン資料も、AAA支店用の資料を複製して作ったが、英語での口頭の説明もかなり慣れてきたため、ノート欄は使わなかった
各支店との会議終了後、使用したPower Pointフィイルを、そのままの形で各支店の支店長とスタッフたちへ送付した
EEE支店へ送ったPower Pointファイルには、AAA支店のメンバー向けの褒め言葉、感謝のメッセージ、そして他の支店とは共有不可の情報がノート欄に書かれていたが、その状態でEEE支店の関係者へ送ってしまった

AAA支店に対するコメントや重要情報を残したまま、資料をEEE支店へ送ってしまった！

といった事態も発生しかねませんので、プレゼン資料を配布する際には、(特に英語のプレゼン資料を別の資料から複製して作っている場合には) ノート欄を詳しくチェックして、書かれている内容を削除してから送付してます。

今日のポイント：
英語のプレゼン資料を複製して作成し、それを会議の後で配布する場合、ノート欄に書き込みがあるか厳重にチェックして、基本的に全て削除してから配布してます。

2022-10-16

英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料

作り始め・構成

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料

みなさんは、英語が苦手な日本の人も多く参加する、海外の人たちとの会議で説明することになったら、どのようなプレゼン資料 (説明用スライド) を作ろうと思いますか？

おおよそ、以下の4つの案があるのではないかと思います。

全てのスライドを、英語と日本語の説明を併記した形にして作成する
全てのスライドを、英語のみで作成する。ただし、重要な部分や分かりづらい表記のところには、日本語の吹き出しや脚注を入れる
全てのスライドを、同じ内容で、英語版と日本語版の両方を作成し、それぞれの言語でパッケージ化したプレゼンファイルを用意する。会議では主に英語版のプレゼンファイルを見せながら英語で説明する。日本の人から「日本語で説明して欲しい」と言われたら、日本語版のプレゼンファイルの該当ページを表示して、日本語で説明する。
全てのスライドを、同じ内容で、英語版と日本語版の両方を作成し、先頭から順に英語スライドの1ページ目、日本語スライドの1ページ目、英語スライドの2ページ目、日本語スライドの2ページ目、...のように英日交互に並べて1つのパッケージにしたファイルを用意する。会議では、英語版のスライドだけひとつ飛ばしで見せながら (日本語のスライドはスキップ) 英語で説明する。日本の人から「日本語で説明して欲しい」と言われたり、説明を聞いている人たちの顔を見て「英語で話したけど、理解してもらえてないかも...」と感じたときには、その次のページにある日本語版のスライドを出して説明する。

どの案が最も良さそうか、というと、会議の目的や長さ、参加している日本の人たちとの関係、資料作成に当てられる時間、などによると思います。

出席する日本の人たちが、自分たちにとってとりわけ重要な人たちの場合には、案１ (全てのスライドで英語と日本語の説明を併記する) が最も丁寧な見せ方になり、適当だと思います。

ただ、前述の案１のイメージ図のように、文章だけのスライドで構成するプレゼン資料であれば英日併記の資料を作りやすいのですが、スライド上に図や表やグラフが入ってきたりすると、２言語で併記するにはレイアウト的にも表現の仕方の上でも、かなり細かな配慮や作業が必要になり、作成するために多くの手間と時間がかかるので、シンプルに作成できる他の案を選びたくなります。

会議の後に資料を配付することを考えると、日本の人たちにも配布した資料の内容を十分に分かってもらうために、案３ (英語版と日本語版の２つのパッケージを作成) が基本になると思います。

英日の２つのパッケージは用意しておくものの、会議当日は案２ (英語版のみ作成・重要/難解な箇所には日本語の説明を入れる) や案４ (英語版スライドと日本語版スライドを交互に並べる) の形にしておくと、思った以上にスムーズに説明や質疑応答が進められた経験があります。(案４は意外と使いやすかった。)

ということで、英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料を用意する場合、ケースバイケースではありますが、英語版と日本版の両バージョンのスライドを作成しておき、会議中は英語版をベースにして少し日本語の補足を入れたり、日本語版スライドと混合した資料を使ってプレゼンして、プレゼン資料の準備、会議中の進行のスムーズさ、配布する資料の準備をそれぞれ効率的に進めることが出来た、ということを経験してます。

補足：

会議の中で、日本の人たちからの質問等をきっかけに、日本人同士で長々と日本語で会話してしまうことが多々あります。

海外から参加している人たちにとっては、何が話されているかさっぱり分からず、話が終わるまで待たされることになるので、そうなり始めたら「Sorry in Japansese!」と言って、少しの間日本語で話させてね、と伝えておくようにしてます。