プレゼンの直前までチェックと修正

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

みなさんは、対面での会議やオンラインミーティングでプレゼン用のスライドを使って説明や報告するとき、会議中でも、自分の発表の順番が回ってくるまで、プレゼン資料の見直しをしたり、修正をしたりしますか？

その会議にどんな人たちが出席するのか、会議の雰囲気はお堅いものなのかリラックスしたものか、他の人が発表している中でも自分は積極的にPCを操作できる位置にいるのか、等々にも依るかとは思いますが、自分はたいてい自分のプレゼンの直前まで資料の修正をしています。

会議の前までにプレゼン資料が完全な形に仕上ってくれればよいのですが、自分の場合、たいてい会議開始直前にようやく最初から最後のスライドまで一通り出来上がる、という状況がほとんどで、中身を細かくチェックする前に会議が始まってしまうためです。

会議の進行役の人の話や他の人の発表を上の空で聞きながら、自分のPCでプレゼン資料を開くと、入力したテキストの下に赤い波線や青い二重の下線が表示されているのを発見することがよくあります。

Power PointやWordなどのMicrosoft Officeのアプリケーションソフトが持っている自動校閲機能を有効にしておくと、タイプした文字や文章を自動的にチェックしてくれて、以下のような警告をしてくれます。

赤い波線：単語のスペルミス、またはWindowsの辞書にない単語であることを示す
青い二重線：文法の間違いや表現が統一されていないことを示す

自分はプレゼンをする際、Power Pointの全画面モード (スライドショー、または閲覧表示モード) を使わずに、左側にサムネイル(各スライドを縮小して表示したもの) が並ぶ標準モードを使って前のページに戻ったり少し先のスライドの飛びながら説明するのが好きなのですが、標準モードの場合、こうした赤や青の下線が消えずに表示されてしまいます。

ミスを指摘するこのような下線があちこちに表示されるのは見た目が悪いですし、そもそも誤字 (typo) や文法の間違えをそのまま出してしまうのは恥ずかしいので、まずは自動校閲機能で指摘を受けた部分の修正をします。

次に、プレゼンの冒頭のスライド「概要 (Overview)」、「内容 (Contents)」または「目的 (Objectives)」と、最後のスライド「まとめ (Summary)」、「結論 (Conclusion)」などを比較しながらチェックして、冒頭で提示した内容が最後のまとめでも触れられているか、一対一で抜け漏れなく刈り取れているか、等を確認するようにしています。

後は、時間がある限りはじめのほうのスライドから中身を読んで確認していきますが、英語で書いた文章やチャートですので、日本語の資料を確認するよりも多くの時間がかかり、集中力も必要です。

そして、資料のチェックと修正に意識を全集中しているときに限って他の発表者が説明したことについて意見を求められたりするので、ミーティング中の直前確認 (last-minute checking/modifications)は、あまり頭を使わずに対応できるアプリケーションソフトの自動校閲機能で指摘されたことの修正と、プレゼンの出だし vs 終わりの比較チェックくらいにとどめることを基本にしています。