英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料

みなさんは、英語が苦手な日本の人も多く参加する、海外の人たちとの会議で説明することになったら、どのようなプレゼン資料 (説明用スライド) を作ろうと思いますか？

おおよそ、以下の4つの案があるのではないかと思います。

全てのスライドを、英語と日本語の説明を併記した形にして作成する
全てのスライドを、英語のみで作成する。ただし、重要な部分や分かりづらい表記のところには、日本語の吹き出しや脚注を入れる
全てのスライドを、同じ内容で、英語版と日本語版の両方を作成し、それぞれの言語でパッケージ化したプレゼンファイルを用意する。会議では主に英語版のプレゼンファイルを見せながら英語で説明する。日本の人から「日本語で説明して欲しい」と言われたら、日本語版のプレゼンファイルの該当ページを表示して、日本語で説明する。
全てのスライドを、同じ内容で、英語版と日本語版の両方を作成し、先頭から順に英語スライドの1ページ目、日本語スライドの1ページ目、英語スライドの2ページ目、日本語スライドの2ページ目、...のように英日交互に並べて1つのパッケージにしたファイルを用意する。会議では、英語版のスライドだけひとつ飛ばしで見せながら (日本語のスライドはスキップ) 英語で説明する。日本の人から「日本語で説明して欲しい」と言われたり、説明を聞いている人たちの顔を見て「英語で話したけど、理解してもらえてないかも...」と感じたときには、その次のページにある日本語版のスライドを出して説明する。

どの案が最も良さそうか、というと、会議の目的や長さ、参加している日本の人たちとの関係、資料作成に当てられる時間、などによると思います。

出席する日本の人たちが、自分たちにとってとりわけ重要な人たちの場合には、案１ (全てのスライドで英語と日本語の説明を併記する) が最も丁寧な見せ方になり、適当だと思います。

ただ、前述の案１のイメージ図のように、文章だけのスライドで構成するプレゼン資料であれば英日併記の資料を作りやすいのですが、スライド上に図や表やグラフが入ってきたりすると、２言語で併記するにはレイアウト的にも表現の仕方の上でも、かなり細かな配慮や作業が必要になり、作成するために多くの手間と時間がかかるので、シンプルに作成できる他の案を選びたくなります。

会議の後に資料を配付することを考えると、日本の人たちにも配布した資料の内容を十分に分かってもらうために、案３ (英語版と日本語版の２つのパッケージを作成) が基本になると思います。

英日の２つのパッケージは用意しておくものの、会議当日は案２ (英語版のみ作成・重要/難解な箇所には日本語の説明を入れる) や案４ (英語版スライドと日本語版スライドを交互に並べる) の形にしておくと、思った以上にスムーズに説明や質疑応答が進められた経験があります。(案４は意外と使いやすかった。)

ということで、英語の苦手な日本の人が多く参加する会議のためのプレゼン資料を用意する場合、ケースバイケースではありますが、英語版と日本版の両バージョンのスライドを作成しておき、会議中は英語版をベースにして少し日本語の補足を入れたり、日本語版スライドと混合した資料を使ってプレゼンして、プレゼン資料の準備、会議中の進行のスムーズさ、配布する資料の準備をそれぞれ効率的に進めることが出来た、ということを経験してます。

補足：

会議の中で、日本の人たちからの質問等をきっかけに、日本人同士で長々と日本語で会話してしまうことが多々あります。

海外から参加している人たちにとっては、何が話されているかさっぱり分からず、話が終わるまで待たされることになるので、そうなり始めたら「Sorry in Japansese!」と言って、少しの間日本語で話させてね、と伝えておくようにしてます。