英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探（がりゅう さぐる）です。
英語プレゼン資料 テンプレート集 #015 :「出張報告」
みなさんは、日本国内や海外に出張した後、何かの会議や部署内の打ち合わせで、出張報告 (business trip report / business travel report) のプレゼンをしたことがありますか？
出張報告は、ドキュメントとしてまとめたもの (Microsoft Wordの文章、Excelの報告フォーム、メール等) で提出することが一般的だと思いますが、Power Point形式のスライドとしてまとめて、それを提出するとともに、ミーティングなどでも説明する、ということも結構あるかと思います。
出張報告をプレゼン資料として作成して説明する場合、日本の人たちに日本語で説明するためのものでも、海外の人たちに英語で説明するためのものでも、そこに含める内容や書式は同じもので問題なく、海外のビジネスパーソンに説明することを特別に意識して、日本語版とは違う要素を追加したり、書式を変えたりするようなことは、特に必要はないかと思います。
今回の記事では、日本で一般的に作成される出張報告の形式・項目をもとに、項目名を英語の表記に変えた「英語版の出張報告のプレゼン資料テンプレート」の例についてまとめてみたいと思います。
プレゼン資料 (スライド) の構成は、以下のようにしました。
「概要」のスライド：
出張先、出張期間、出張全体の目的、同行者、旅程など、出張の概要についてまとめます。
Business Travel Overview
Travel destination: New York, Miami, Chicago, San Jose, Los Angeles
Duration of the trip: Feb 6th (Mon) - Feb 18th (Sat)
Participating employees: Akira XXXX, Yuka YYYY, Saguru Garyu
Purpose of the trip: To attend the quarterly sales meeting, Dealer meeting, Lab visit
Trip itinerary: (詳細省略)
「訪問先／イベント」のスライドのサンプル
US East Coast Dealer Meeting
Date:
- Feb 7th (Tue) 9:00AM - 6:00PM, Welcome party 6:30PM - 8:30PM
Location:
- Conference hall, XXXXX Hotel in New York city
Participants:
- CEO & CFO of ABC Pet Store
- Owners of leading pet specialty chains in East Coast
- Sales & Marketing team of Happy & Healthy Hamsters New York branch
- Akira XXXX, Yuka YYYY, Saguru Garyu
(see attendee list attached)
Purpose:
- Introduction of 2023 new products
- Discussion of Sales & Marketing strategy
Summary of the meeting:
(記載省略)
Issues & challenges:
(記載省略)
[日本語]
東海岸の代理店会議：
日時：
- 2/7(火) 9:00AM-6:00PM、ウェルカムパーティ 6:30PM-8:30PM
場所：
- ニューヨークのXXXXホテル 大会議室
出席者：
- ABCペットストアーのCEO(最高経営責任者)、CFO(最高財務責任者)
- 東海岸の大手ペットショップ・チェーンのオーナーの人たち
- HHH社 (自社)ニューヨーク支店のセールス&マーケティング・チーム
(別紙の参加者リスト参照)
目的：
- 2023年の新製品の紹介
- セールス＆マーケティング戦略についてのディスカッション
会議の概要：
(記載省略)
課題：
(記載省略)
「アクション／所感」のスライドのサンプル
Actions / Impression
Actions:
- To send the latest price list to Ms. XXXXX from ABC Pet Store: by this week (-> Saguru)
- To check the standard lead time of the new organic pet foods from receiving P/O to delivering to the warehouse in NY, NY and PA and inform the dealers: by the end of next week (-> Yuka)
Impression:
- I learnt a lot about actual channel sales, distribution system and our business partners during this US business trip
- I would like to study English more to communicate with our colleagues and customers closely
[日本語]
アクション／所感：
アクション (やること)：
- 最新の価格表をABC Pet StoreのMs. XXXXXさんへ送付する: 今週中: 担当 探(サグル)
- 新商品のオーガニック・ペットフードの注文をもらってからニューヨーク州、ニュージャージー州、ペンシルベニア州にある倉庫に配送されるまでの標準的な期間について調べて代理店に連絡する: 来週いっぱいまでに: 担当 由佳
所感：
- 今回の米国出張を通じて、実際の代理店経由の製品販売について、配送体制、およびビジネスパートナーの人たちについて、多くのことを学んだ
- 同僚や顧客たちと密にコミュニケーションが取れるよう、更に英語の勉強をしていきたい
ということで、日本語の出張報告となんら違いはないのですが、英語版の出張報告のテンプレートの例をまとめてみました。
自分は、出張報告のプレゼンスライドに、参加した会議の様子がわかる写真や会議後の集合写真、許可を得て撮影させてもらった見学先の写真などを多く貼り込み、プレゼン資料をできるだけビジュアルにして、関心を持ってもらえるようにしています。
また会議での説明では、場を盛り上げようと、歓迎パーティーやお昼のランチの写真、更には週末を挟む出張の場合は休日に訪れた場所の写真なども用意して、出張の報告の最後のほうで紹介することもあります。
しかし、こうしたことの紹介は、場の空気を読まなかったり、度が過ぎたりすると、報告を聞いている人たちの反発やひんしゅくを買うこともあるかもしれないので、注意が必要かと思います。
今日のポイント：
英語の出張報告をプレゼン形式で作成する場合、日本語のものと同じ内容、形式で作ればよい。
写真を多く添付すると分かりやすくなってよいが、その内容や量は適宜調整したほうがよさそう。
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