英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探（がりゅう さぐる）です。
英語プレゼン資料を複製して使うときに注意していること
みなさんは、一度作ったプレゼン資料を複製して、中身を少し変えて、再利用すること、よくしますか？
以前作ったプレゼン資料と同じ構成で、今回のプレゼン資料が作れる場合、当然その前のものを複製して、それをベースに説明用のスライドを用意すると思います。
自分も、ほとんどのプレゼン資料を、このやり方で用意しますが、英語のプレゼン資料の場合、気をつけていることがあります。
自分にとって英語で口頭で説明するのは非常に大変ですので、各スライドの内容を語るための文章を英作して、スライドの下の部分に用意されているテキスト欄 (マイクロソフトのPower Pointの場合「ノート」と呼ばれているエリア) にその文章を書き込んでおき、会議の中で自分が説明するときに、その「ノート」に書いておいた文章をちらちら見ながら説明します。
自分が気をつけていることは、会議の後でプレゼン資料を配布する際、かならずこの「ノート」欄を確認し、もし何か書いてあれば必ず消して、空になっていることを確認してから配布していることです。
プレゼンで使った資料を会議後に参加者と共有する場合、Power Pointの資料をPDFファイルに変換して配布することが多いと思いますが、同じ会社や組織の別の部署の人たちと共有するような場合は、先方がそのスライドを再利用できるようにするため、Power Pointファイルのままで送ることもあると思います。（自分の場合、ほとんとPower Pointで送ります）
意図的にノート欄に説明を入れて、送り先の人たちに読んでもらえるよう、敢えてそれを付けて送付することも、もちろんあると思います。
ただ、自分のように、英語で口頭で説明するために、カンニングペーパー的にノート欄を使っている場合、その説明文を消さないで配布してしまうと、ときに思いがけない事態を引き起こしてしまうこともあります。
例えばこれはまったくの架空の事例ですが、以下のような大失敗が起きる可能性もあります。
- 複数の支店と、四半期の販売実績のレビュー会議を開催した
- 初日は、AAA支店との会議。今期最初の会議ということもあり、英語で説明する文章を考え、プレゼンスライドのノート欄に入力し、会議中はそれを見ながら説明した
- AAA支店の今期の業績はたいへん素晴らしく、ノート欄にはAAA支店やX店長への賛辞、謝意、そして本当はまだ内緒のリソース (人員) 関連のコメントも書いておいた
- AAA支店との会議は無事終了。 翌日からのBBB支店、CCC支店、DDD支店との会議用の資料を、AAA支店向けのプレゼン資料を複製して用意した。それらの会議も無事に終了した
- 最終日のEEE支店との会議のプレゼン資料も、AAA支店用の資料を複製して作ったが、英語での口頭の説明もかなり慣れてきたため、ノート欄は使わなかった
- 各支店との会議終了後、使用したPower Pointフィイルを、そのままの形で各支店の支店長とスタッフたちへ送付した
- EEE支店へ送ったPower Pointファイルには、AAA支店のメンバー向けの褒め言葉、感謝のメッセージ、そして他の支店とは共有不可の情報がノート欄に書かれていたが、その状態でEEE支店の関係者へ送ってしまった
といった事態も発生しかねませんので、プレゼン資料を配布する際には、(特に英語のプレゼン資料を別の資料から複製して作っている場合には) ノート欄を詳しくチェックして、書かれている内容を削除してから送付してます。
今日のポイント：
英語のプレゼン資料を複製して作成し、それを会議の後で配布する場合、ノート欄に書き込みがあるか厳重にチェックして、基本的に全て削除してから配布してます。
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