2022-09-18

英語プレゼンテーションで使うフォントスタイルと文字の色

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼンで使うフォントスタイルと文字の色

みなさんは、プレゼン資料 (スライド) を作るときの、フォントのスタイル (太字、斜体、下線)や文字の色の付け方について、何か決まったルールを持っていますか？

自分は、日本語のプレゼンと英語のプレゼンとで共通の、フォントスタイルや文字色に関する自分なりの以下のようなルールを持っていました。

使う色には共通の意味を持たせ、スライド間で統一した色使いをする
基本的に文字の色は黒にする
素晴らしい結果、進捗したこと等、ポジティブな内容であることを示したいときは、文字を青色にする
残念な結果、遅れていること等、ネガティブな内容であることを示したいときは、文字は赤色にする
特に強調したい部分は太字にする
更に強調したい場合は、文字の背景色をイエローやみず色にし、更にさらに強調したいときは紫色などにする

自分が作る英語のプレゼン資料では、「概要 (Overview)」や「まとめ (Summary)」、「結論 (Conclusion)」のスライド等、説明する文章を略さずにまるまる書き込んでしまうことが多く、文字数の多いスライドが何枚も入っている資料に仕上がることが多々あります。(本番でスライドを見ながら読み上げるだけでよく、暗記したり、メモなどを見るなどの手間が省け、後で配布したときも理解してもらいやすい)

そうした出来上がったスライドを自分で読んでみると、英語で書いてあることもあり、文章に目を通して理解するのに結構時間がかかると感じます。

スライド1枚当たり平均して1分か2分程度で説明を済ませなければならないことを考えると、表示している時間内に全て読んでもらう (または自分が早口で読み上げて理解してもらう) のは難しいだろうと考え、注目して欲しい箇所を、フォントスタイルを太字に変え、文字の色を変えて、更に文字の背景色も付けて強く強調させて、そこだけは少なくとも頭に入れてもらう、印象に残すことを目指して、毎回英語のプレゼンに臨んでいました。

しかし、海外の人たちは、あっという間に英語の文章を読み切れるようで、表示したプレゼン資料を見ているどの人も、自分が口頭で説明している時間の 1/3 〜 1/4 くらいの時間で書かれている内容を読み終えているようでした。(ほんの一瞬、と感じられるくらいに)

自分がスライドに書いた説明文は、自分が想像した以上に素早く読み切ってもらえる、わざわざ手を変え品を変えて強調 (highlighted) しなくても、要点を理解してもらえそうなことが、だんだんと分かってきました。

一方、いろいろなフォントスタイルや文字色を多用すると、弊害もあり、読み手にはうっとおしく見えたり、混乱させてしまったり、重要部分がかえって散漫になり把握してもらえないかも、と思うようになりました。

そんなことを思い始めてから、英語ネイティブな人たちは、自分たちのスライドにどのようなフォントスタイルや文字色を使っているかチェックするようにしているのですが、多くのプレゼン資料で見られる傾向は以下のようなものでした。

太字は使われているが、項目名の部分とか、本当に強調したい部分などに絞って使っている
強調したい部分を、太字で強調する人と、太字＋下線で強調する人がいる
呼びかけるような文 (例: Just ask us) や個人的なコメントを追記したような部分で、斜体を使う人がいる（斜体はそんなに頻繁には使われていない感じ）
文字色や文字の背景色を、(自分がやってきたように) 複雑に変更する人はいなかった
黒文字＋赤文字、など、黒以外にもう1色を使うくらいのシンプルな文字色の使い方をしている人がほとんど

以上の観察から、英語でプレゼン資料を作る場合は、フォントスタイルや文字色はシンプルな使い方のほうがよさそうだと考えました。

例えば、この記事の冒頭のイラストにある英語スライドですと、以下のような強調の仕方をするのが良さそうです。

[日本語]
概要
- 2022年の顧客調査の結果は、ハムスター専用のペットホテルに対する大きな潜在的な需要があることを示しています
- ハムスターの飼い主たちは、素早く、簡単に、安全にハムスターを預けられるペットホテルを探しています
- 私たちハッピー&ヘルシーハムスター社は、既存の製品とサービスを組み合わせることで、飼い主たちのニーズに応えるペットホテル・サービスを提供することが出来ます
- 本日は、その新サービス「ハムスター向けカプセルホテル＠コンビニ」のビジネス企画の詳細を説明します
- 次の段階へ進むことへの承認をいただきたいと思っています

参考まで、フォントスタイルの英語は以下です。

太字：bold
斜体：italic (厳密に言うと、文字を斜めに倒しただけの「斜体」と、斜めに倒して更に筆記体に近くした「イタリック体」の2種類があるようですが、取りあえず italic)
下線：underline

プレゼン中に、例えば色付けした部分のことを話したいとき、以下のような言い方から説明を初めています。

日本語「赤文字の部分が私たちにとって重要な課題です」
英語「The red-highlighted parts are important issues for us」とか「The important issues for us are red-highlighted」

今日のポイント：
英語のプレゼン資料 (スライド) の中で強調させたい部分がある場合、フォントスタイルや文字色をあまり複雑に変えずに、シンプルな変更 (太字、太字＋下線)や、黒＋もう一色くらいにとどめるのが良さそう。
(これは英語のプレゼンテーションに限らず、日本語のプレゼンにも言えそうですが...)

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英語プレゼンテーションテンプレート #010 : 「セールスレポート」

テンプレート英語の言い回し

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼン資料テンプレート集 #010 : 「セールスレポート」

みなさんは、自分が担当している商品やサービスの販売状況をミーティングで報告することになったら、どんなプレゼン資料を作ろうと考えますか？

商品やサービスの販売状況を報告するための、いわゆるセールスレポートですが、一言でセールスレポートと言っても、誰が、誰に対して、何の目的で報告するのかにより、さまざまな種類があると思います。

例えば、自分が思いつくだけでも、セールスに関連する以下のようなレポートがあると思います。

販売数値レポート : 例：店舗のマネージャーが、営業本部に対して、商品の販売数と売上金額、時系列で見たときの販売のトレンド等を報告する「販売数値レポート」
パイプライン・レポート : 例：B2B型のビジネスの営業担当者が、自分の上司や所属部署に対して、担当している各商談の進み具合や、商談全体として今年の目標を達成できそうかといった状況を報告するための「パイプラインレポート (営業活動報告)」
マーケティングレポート : マーケティング担当者が、商品企画部門、開発部門、管理部門等に対して、営業部署から報告される販売実績をまとめ、更に市場シェアや顧客動向分析、売上を改善するための施策等を説明するための「マーケティングレポート」
ビジネスレポート : 経理部門や管理部門が、経営層に対して、売上、コスト、利益、在庫等の実績をまとめ、年次の売上・利益計画との比較や、そのギャップの要因などを分析して報告する「ビジネスレポート」

(補足: パイプライン = 見込み顧客へのアプローチから始まり、初回商談、受注、契約等の一連の営業活動のプロセスのこと)

こうしたレポートは、配布用資料と会議用プレゼン資料の両方をそれぞれ作成する場合もあれば、共通の資料として作成する場合もあると思います。

今回の記事では、 1. 販売数値レポート、および 2. パイプライン・レポートを、シンプルな構成でまとめ、プレゼン／配布兼用資料として作成することを前提としたテンプレートのサンプルをまとめてみました。

架空の会社 ”Happy & Healthy Hamsters” 社の、ある地域の営業部門が、本社に対して①B2Cビジネス (一般顧客向けビジネス)の１カテゴリであるハムスター用オーガニックペットフードの商品シリーズの販売状況と、②B2Bビジネス (法人向けビジネス) の１つとして今取り組んでいるハムスター向け緊急救命設備の販売について、社内向けのレポートを作成するとともに、その資料を使って会議でプレゼンする、という想定にしました。

まずプレゼン資料全体の構成と目次 (table of contents) ですが、以下のようにしました。

目次のスライドです。

Table of Contents　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Executive Summary
- Monthly Sales Report
- Monthly Sales Report (Details)
- Gap Analysis
- Issues and Actions
- Q&A

これまでこのブログで紹介したテンプレートのサンプルでは、プレゼン資料の冒頭に来る「プレゼンの構成を示すスライド」のタイトルを「アジェンダ (agenda)」としていましたが、このテンプレートでは「目次 (table of contents)」としました。

配布して読んでもらう報告書としては、こちらのほうがより適していると思ったからです。

なお、目次、またはアジェンダを意味する英語としては、「table of contents」、「agenda」の他にも、「contents」、「list of contents」などもあり、また「TOC (Table of Contentsの略) 」と省略して記載する場合もあります。

概要のスライドです。

Executive Summary　　　　　　　　　

- We are able to achieve substantial increases in both number of sales and revenue in August
- The sales number of our major product lines increased by 15.5%, the sales revenue of those products increased by 14.1% from the same month of last year
- Year to Date sales continued to maintain high growth with 18.3% (number) and 16.7% (revenue) increase

[日本語]
概要
　セールス指標・ダッシュボード
　販売数量、売上額、粗利、コスト
- 私たちは、８月度、販売数量と売上の両面で大幅な増加を達成しました
- 主要製品の販売数量は15.5%、売上額については14.1%、前年同月に対して増加しました
- 年度初日から当月末までの累計についても、高い成長率を維持しています。 (数量 18.3%、売上額 16.7%)

補足：
このサンプルスライドでは、言葉による概要説明に加え、販売状況の好不調を判断するための指標 (Key Performance Indicator: KPI) をビジュアルに確認できる「ダッシュボード (dashboard)」も掲載しています。
スライドのタイトルは、これまでこのブログで紹介したテンプレートでは「Overview」をよく使いましたが、配布資料ですと「Executive Summary」、あるいは「Summary」というタイトルをよく見ますので、今回は「Executive Summary」にしています。

月次販売状況のスライドです。

Monthly Sales Report　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

補足：
ハムスター用オーガニックペットフードの販売、ハムスター向け緊急救命設備の販売、の２つの主要ビジネス領域について、商品別、地域別、月別の販売数値や案件の契約状況の全体像を一覧表やグラフを使って説明します。

こうしたスライドに載せる表やグラフ、データは、その部署で使っている販売管理用のExcelシートやCRM (Customer Relationship Management (顧客関係管理))ツール、ERP (Enterprise Resource Planning (企業資源計画)) システム等で管理しているデータをそのまま使うことが多いと思います。

それぞれの管理ツールで独自に設定している項目もいろいろあると思いますので、一般的なテンプレートのことをまとめているこの記事では、詳細については省略します。

販売数値について文書で補足説明する場合、以下のような言いまわしをよく使います。

- XXXX increased by YY% (YY%増加した)
- XXXX increased to YYYY (増加してYYYYとなった)
- XXXX decreased by YY% (YY%減少した)
- XXXX decreased to YYYY (減少してYYYYとなった)

月次販売状況 (詳細) のスライドです。

Monthly Sales Report (Details)　　　　　

Opportunities Report - ER for Hamster

Oppo#	Opportunity Name	Customer	Amount	Target Close Date	Stage
22	New ER Room - XYZW	XYZW Animal Clinic	52,000 USD	10/31/2022	Negotiation/ Review
7	Boston Hamster Center ER Room	Boston Hamster Center	44,500 USD	9/30/2022	Proposal/ Price Quote
3	Second ER Room - ABCD Vet	ABCD Veterinary Hospital	33,800 USD	9/30/2022	Closed Won
8	OPQR Pet Clinic ER Infrastructure	OPQR Pet Clinic	28,000 USD	9/30/2022	Proposal/ Price Quote

- #22: XXXXX XXXXXXXX XXX
- #7: XXX XXXXXX XXXXXX XXX
- #3: XXXXX XXXX XXXX XXXXX
- #8: XXXX XXX XXXXXX XXX

[日本語]
Negotiation/Review: 交渉/レビュー中
Proposal/Price Quote: 提案/価格見積提示中
Closed Won: 契約締結商談成立

補足：
B2Bビジネスの「ハムスター向け緊急救命設備の販売」の、各案件毎の金額や目標契約時期、現在のステージをまとめたパイプライン・レポート (Opportunities Report) の形式を使って営業活動の状況を報告しています。
このスライドでは、進行中の商談の中から、当月度に契約が取れた案件や、特に注目してもらいたい案件を取り上げて、詳細を説明しています。（説明文は省略しました）

ギャップ分析のスライドです。

Gap Analysis

- XXXX, YYYY, ZZZZ increased .....
- WWWW decreased ..... (差分を要因別に分解して説明した文章: 省略)

補足：
売上の目標金額 (Target)と実績値 (Actual) の差について、どのような要素、要因が金額を押し上げたのか、または減少させたかについて、階段状のグラフを使って説明します。

課題と対策のスライドです。

Issues and Actions 　　　　　　

Issue #1
-Cause of the issue:
-Action:

Issue #2
-Cause of the issue:
-Action:

[日本語]
課題と対策
課題 #1 (#2)
- 課題の原因
- 対策

Q&Aのスライドです。

Q&A　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- If you have any questions, please feel free to contact us (XXX-XXX@XXXX.XXX)

[日本語]
質疑応答
- もし質問等あれば XXX-XXX@XXXX.XXX まで連絡ください。

ということで、今回はプレゼン／配布兼用資料として作成するセールスレポートとして、販売数値、パイプライン、ギャップ分析、課題と対策を説明するシンプルなテンプレートをまとめてみました。

今日のポイント：
プレゼン用でかつ配布もするレポートを作成する場合、「目次」のスライドの英語のタイトルは、「Agenda」よりも「Table of contents」のほうがより良さそうに見えたので、後者を採用してます。
また「概要」のスライドのタイトルは、配布資料の場合、「Executive Summary」あるいは「Summary」という文言をよく見ますので、今回は「Executive Summary」にしています。

2022-08-14

英語オンライン・ミーティングを明るく簡単に始める言いまわし

英語の言い回し

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語オンライン・ミーティングを明るく簡単に始める言いまわし

みなさんは、偉い人や、初めて顔を合わせる人たちが参加するような堅い英語の会議だけでなく、これまで一緒にオンライン・ミーティングに参加したことのある外国の人たち、英語を話す人たちと、少しカジュアルなオンライン・ミーティングを持つ機会もあるのではないかと思います。

自分は、そんな英語のオンライン・ミーティングを開始するとき、自分も含めて、日本側の人たちが何も話さず、しばらく黙ったままでいて、ある程度時間が経過した後に、海外側の人が見かねて、日常的なあいさつや会話の口火を切ってくれた、という状況を、何度か経験しました。

何か１パターンだけでよいので、オンライン・ミーティングを開始する時に、気軽に話せる簡単な言いまわしがあれば、それだけを覚えて、自分からミーティングの冒頭で話すことことが出来き、無言が続くような気まずい時間を作らずに会話が始められるのではないかなあ、と思いました。

そこでいろいろと試行錯誤して、実際に試してみて、まあこれでいいだろうと思ってよく使う言いまわしが、以下です。

１．Hi, hello everyone, how are you? (調子はどう？といった感じのあいさつ)

このeveryone の部分、参加者全員に呼びかけるのではなく、まずメインの相手一人に絞って話しかける場合は、その人の名前にします。(例: Hi, hello Tom, how are you?)

そうすると、相手は(相手の人たちは) 「I'm good.」とか言った後に、「And you?」とか「How have you been?」のように、同じようにこちらの様子を聞いてくれるはずです。

そしたら、

２．Good, thank you!

と返します。

多少体調が悪くても、忙しすぎて四苦八苦しているときでも、Good (または I'm fine), thank you! にしてます。

この１＆２のワンパターンでこなしてます。

こうした会話の往復があると、次に自然に相手側が何か話題を出して、話してくれて、更に会話が転がっていくのが普通です。

相手から、今日の天候とか、ビジネスの状況とか、プライベートなことの話しが出てきますが、そうした話題になったら、自分は「Understood.」(または「I see.」分かりました)などとときどき相づちを打ちながら、聞くことに専念します。(内容を理解できなくても、ふんふんと聞き続けて、話しの流れを止めないようにします。)

以上です。これで場が和みます。

相手、または日本人の別の人がそのミーティングをリードすることになっていたら、その人が司会を開始するはずなので、任せます。

自分が司会を担当する、またはプレゼンの説明をする担当する場合は、

３．OK..., can I share my screen?

と言って、ミーティングのアジェンダが書かれたスライドを自分のPC画面に映して、それを画面共有して、まず今日何を話し合うのか説明します。

自分がプレゼンの説明を担当する場合は、プレゼン資料の表紙のスライドを共有し、プレゼンを開始します。

これで全部です。

もっと堅い、よりオフィシャルな会議の場合は、長めのあいさつの文言を考えておくとともに、別の記事「英語プレゼンの出だし〜アイスブレイク」https://garyu-study.com/entry/structure-005 でまとめたような、参加者の興味を引くような少し工夫した出だしの文言を用意します。

ですが、比較的カジュアルなオンライン・ミーティングなら、冒頭のだんまりの状態を作らずすぐに親しく会話を開始するために、また自分がミーティングをコントロールすることに慣れるために、自分から、シンプルですが、前述のような決まり文句で話し掛けるようにしています。