2022-08-11

動画公開: 英語のアジェンダからプレゼン資料を作り始める

動画テンプレート作り始め・構成

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語のアジェンダからプレゼン資料を作り始める（動画）

みなさんは、英語のプレゼン資料 (英語スライド) を作らなければならなくなり、でも、どこから手を付けてよいか分からない、日本語版のプレゼン資料は作ったけど英語版への翻訳がなかな進まない、という状況になり、不安になったこと、ありませんか？

自分はあります。

そして、今は、英語のプレゼン資料が必要なとき、まず英語版のアジェンダのスライドを作り、それをコピー＆ペーストして、少し加工して、プレゼン資料の全スライドのスケルトン (中身が空のスライド) を作るような進め方をしてます。

たとえスケルトンであっても、全スライドが作成できると、ちょっと安心出来ます。

安心したら、次に各スライドのスケルトンに、文言や図表を追加して、肉付けしていきます。

そんな資料の作り方を以前の記事でまとめていますが、実際に作業をしてみるとどんな感じになるか、約６分間のデモ動画にしてみました。

以前のブログの記事:
英語のアジェンダ (Agenda) とスケルトンから作り始める！ - 我流! 英語プレゼン作成・試行錯誤

今回実際にデモしてみたYouTube動画:
https://youtu.be/v5eutfyzz_I

　　我流! 英語プレゼン作成デモ動画 001 「アジェンダからスケルトン作成」

といった感じで、最初に行き詰まらないようにしながら、英語プレゼン資料を作成してます。

今日のポイント：
まずAgendaのページを作成して、そのAgendaのスライドをコピー＆ペースト＆加工することで、英語プレゼン資料の全ページのスケルトンが効率的に作成出来ます。
その後に、本格的なプレゼン資料の作成を進めてます。

2022-08-03

オンライン・ミーティング／英語プレゼンの簡単な締め方

英語の言い回し

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

オンライン・ミーティング／英語のプレゼンテーションの簡単な締め方

最近は、英語でのミーティングや英語のプレゼンテーションを、オンラインで実施することが多いのではないかと思いますが、みなさんはそうした打ち合わせや自分のプレゼンを終了するとき、どんな言葉や言い回しを使ってクローズしていますか？

自分は、以下のように言うようにしてます。

１．そのミーティングで自分だけがプレゼンするような場合は、「That's all.」、複数の人がプレゼンをする中で、自分のプレゼンの説明が終わったら、「That's all from my side.」

２．自分がその打ち合わせの司会をしていて、予定していた説明も質疑も終わり、会を閉めるときは、「Any questions or comments?」と念のため更に質問がないか確認した後、「OK, thank you! Close a meeting. 」と言います。

３．最後に「Have a nice day!」と言ってからオンライン・ミーティングを切ってます。

今ではこんな簡単な (開き直った、手抜きの) 締め方をしてますが、ここに至るまでには、自分なりに様々な試行錯誤がありました。

英語のプレゼンを始めた頃や、英語の打ち合わせを仕切らなければならなくなった最初の頃は、どのような言い方をすると英語を話す参加者たちが「これでクローズだね」と納得してくれるのか分からず、説明が終わった後、「エンド...」とか言って、そのまましばらく黙ったままでいると、相手が見かねて「これで終わり？」などと英語で聞いてくれて、「Yes, yes!!」と慌てて返すと、参加者たちが「それじゃ終わろう! Thank you!」などと助け船を出してくれてました。

英語の打ち合わせに参加する機会が少しずつ出てきたので、英語の教本も読んでみて、プレゼンの冒頭や会議の終わり話すべき言いまわしとして以下の文言を見つけ、これを必死に覚えて語っていました。

Thank you very much for giving me the opportunity to talk to you today about XXXXX.
(本日はXXXXXについてお話しさせていただく機会をくださり、どうもありがとうございます)

しかし、実際に何度かこの言いまわしを会議やお客さんへの説明で使ってみたのですが、文章がやたら長いので、途中の単語を飛ばしてしまったり、緊張して言うだけの気合いが持てず thank you very much today. くらいしか言えず、そのうち使わなくなりました。

英語ネイティブの人たちの、ミーティングの進行やプレゼンの出だしの言い方、締め方をいろいろと見ていたのですが、普通のミーティングでは全然かしこまったりせず、短い言葉でスタートしたり、終わらせたりしていることも多かったので、その程度でもよいかな、と考え、短い言いまわし覚えて多用するようになりました。

ちなみに、もう１つ、「Thank you for your time (today).」(お時間、ありがとうございます) もだいたいいつも言うようにしてます。

こんな締めの言葉の基本形だけ頭に入れておき、オンラインミーティングやプレゼンの中で言うようにして、余裕があるときには、それを派生させた言いまわしも使ってます。

例えば、｢Have a nice day!｣(これからよい時間を)は、朝、昼、晩に関係なく使える万能な言いまわしのようで、基本、これをいつも使ってますが、ミーティングの相手の時間帯が夕方や夜だと分かったら「Have a good evening! 」に言い換えてみたりしてます。

今日のポイント：
オンライン・ミーティング／英語プレゼンの締めの言葉として、「That's all.」「Any questions or comments?」「OK, thank you! Close a meeting. 」「Have a nice day!」で、だいたい乗り切ってます。
「Thank you for your time (today).」といって感謝の意も伝えるようにしてます。

2022-07-31

英語プレゼンテーションテンプレート #009 : 「トレーニング：手順の説明」

テンプレート

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼン資料テンプレート集 #009 : 「トレーニング：手順の説明」

みなさんは、職場での何かの作業や手続きの進め方、接客の仕方、パソコンやソフトウエアの使い方、申請の手続き、書類の書き方といった、手順の説明を受けたことがありますか？

今回の記事では、そうした手順を説明するトレーニングに使う英語のプレゼン資料 (英語スライド) についてまとめてみたいと思います。

ちなみに、「手順」のことを英語ではインストラクションズ (instructions) と言ったり、プロシージャーズ (procedures) と言ったり、プロセス (process) と言ったりします。

instructions と procedures ですが、自分が受けたことのあるトレーニングでは、英語ネイティブの人は複数形を使っていることが多いので、このように複数形で書きました。

手順というのは、①あれをしてから、②これをして、③それをやって終わる、といったように、複数のやることから構成されているので、複数形が使われるのではないかと思います。

調べてみると、こうした単語は、可算名詞の単数形 (a procedure) として使われる場合、不可算名詞として使われる場合 (例: legal procedure: 法的手続き)、あるいは複数形 (procedures) として使われる場合があるようですが、仕事に関連するトレーニングでは、 work procedures (作業手順) とか operating instructions (操作方法) といった使い方をよく見ますので、自分は複数形を使ってます。

processについては、何のことを表しているのか、どのような手順や処理のことを語ろうとしているのか、といった文脈によって、単数形が使われることも複数形が使われることもありますが、自分は「一通りの手順」という意味で使う場合、単数形のprocessを使ってます。

プレゼン資料作成の始め方ですが、何か新しい業務や作業の手順の説明をするトレーニングを開催する時は、たいていマニュアル (手順書) も作成して提供・配布するのが一般的だと思いますので、自分の場合、以下の３つの作成方法のいずれかを実施してます。

１．既に作成されている英文マニュアルの中から、メインの部分 (手順の説明部分等)をプレゼン用のスライドにコピーして、そのスライドの前後に、アジェンダや目的説明、Q&A用のスライドなどを入れて完成させる。
２．プレゼン資料のほうを一から作り、トレーニングに使うとともに、プレゼン資料 (Power Pointのスライド) をA4サイズのPDFファイルに変換して、マニュアルとして配布する。
３．新規に作成する英語プレゼン用スライドとしては、アジェンダや目的説明、最後のQ&Aや「今日やったことのまとめ」用のスライドのみを作成し、メインの部分になる手順の説明については、既にある英文マニュアルの該当部分をそのままスクリーンに表示して説明する。

準備期間が十分にあり、業務負荷的にも余裕があれば、上記の２のように丁寧にプレゼン資料を作りたいところですが、そうもいかない場合は、１のようになるべく既存の英語の文言や英語化された資料をコピー＆ペーストして自分の負荷を減らすようにします。

時間的に、工数的に、余裕がないときは、手を抜けるところは思い切り手を抜いて、３のような形でプレゼン資料を準備します。

次に、手順説明のトレーニングのプレゼン資料ですが、例として、以下のような想定のテンプレートをまとめました。

・架空の会社 H&H Hamsters 社の営業部門が、IT部門と協力して、顧客情報を管理をする新しい仕組みを導入し、その使い方を社内の関係者に説明するトレーニングを開催する

プレゼン資料全体の構成は、以下のとおりです。

目的のスライドです。

Objectives　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- System upgrade of Account Management System was completed in End/July
- New features and functions useful for Customer Relationship Management are available
- Learn overview of the new features and functions
- Learn the process flow and actual operations of the new key functions

[日本語]
目的
- 顧客管理システムのシステム更新を７月末に完了
- カスタマーリレーションシップマネジメントに有用な新仕様と新機能が利用可能
- (このトレーニングでは) その新仕様・機能の概要を学ぶ
- 手順の流れ、および主要な機能の実際の操作方法も学ぶ

主な機能と手順の流れのスライドです。

Key Functions and Process Flow　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

The following new key functions were implemented:
- Lead management function
> XXXXXXX
- Pipeline management function
> XXXXXXX
> XXXXXXX
- Reporting function
> XXXXXXX

Process flow of account management using the new system is as follows:

[日本語]
主要な機能と手順の流れ
以下の新たな主要機能が実装された
- リード管理機能 (リード: 見込み客のこと)
- パイプライン管理機能 (パイプライン: 見込み客へのアプローチ、初回商談から受注・契約までの一連の営業活動のプロセスのこと)
- レポート生成機能
新システムを用いた顧客管理の手順の流れは以下のとおり
(図)

機能１〜３の操作手順のスライドの例です。

Lead Management Function - Operating Procedures　　　　　　　　　　　　

Using the New Lead function to create a new lead
- To create a new lead, you can display XXXXX ...
1. Check XXXXX on the XXXX window
2. Move to XXXXX
To move to XXXXX, click XXXX button
XXXXX window appears for XXXXX
3. Input customer information in the text box
If you want to XXXX, carry out step 4 to 6 of XXXXX

:
:
(以下、省略)

[日本語]
リード管理機能〜操作手順
新たにリードを作成するために、新規リード機能を使う
- 新しいリードを作成するために、XXXXXを表示させる
1. XXXX画面のXXXXXを確認する
2. XXXXXへ移動する
XXXXXへ移動するために、XXXXボタンをクリックする
XXXXXをするためのXXXXX画面が表示される
3. 顧客情報をテキストボックスに入力する
もしXXXXをしたい場合は、XXXXXのステップ4から6までを実施する
:
:

具体的な操作手順や作業手順を説明する場合、まず何をするための手順なのかを示した後、実行することを１つ１つを説明していく形が、手順の説明の基本形だと思います。
実行していくことを、動詞の原形を先頭にして記述するとともに、それを実行したらどんな反応があるはずかを説明します。

例えば、コンピューターのソフトウエアやクラウドサービスを使った作業の場合は、そのユーザインターフェース画面 (UI画面) の画面コピーも添付しておき、Click XXXX ボタン、Drag XXXX、といったUIの操作の説明や、XXXX apprears (XXXX が表示される)といったシンプルな英文を使って説明します。

Q&Aのスライドです。

Q&A　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Do you have any question?

[日本語]
質疑応答
- 何か質問はありますか？

まとめのスライドです。

Leaning Outcomes - Recap　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

You understood:
- Overview of the new features and functions of new Account Management System for Customer Relationship Management
- Process flow of account management using the new system
- Actual operations of the new key functions
- Lead management function
- Pipeline management function
- Reporting function

[日本語]
学んだこと〜まとめ
以下を学んだ
- 新しい顧客管理システムのCRMのための新仕様・新機能の概要
- 新システムを使った顧客管理の手順の流れ
- 新しい主要機能の実際の操作方法
- リード管理機能
- パイプライン管理機能
- レポート生成機能

関連情報のスライドです。

References　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

Documents
- Presentation materials: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
- Manuals: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX

Contact
If you have any question, please feel free to contact AMS admin team
- email: XXXX@XXXX.XXXX

[日本語]
関連情報
資料
- プレゼンテーション資料: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
- マニュアル: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
問い合わせ先
もし何か質問があれば、AMS管理チームまでお気軽に連絡ください
- メール: XXXX@XXXX.XXXX

ということで、今回は、作業や操作の手順を説明するトレーニングに使う英語プレゼン資料 (英語スライド) についてまとめてみました。

最後に、自分は当初、手順の説明をする際、手順や操作の説明の一つひとつに「プリーズ〜」を付けて話していました。(pleaseがないと、「〜しろ」「〜をやれ」といった命令形の命令口調として取られると思ったので)

しかし、プリーズ無しの命令形の動詞から言い始めても、トレーニングを受けている人たちに対して失礼には当たらないことが分かったので、今はプリーズなしで説明するようにしています。