新入社員向け業務説明会 (induction) と社内用語・略語の用語集 (Glossary)

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

新入社員向け業務説明会 (induction) と社内用語・略語の用語集 (Glossary)

みなさんは、自分が会社や組織に採用されたとき、職場環境や仕事の進め方について説明してもらったオリエンテーションや業務説明会のことを覚えていますか？

逆に、自分が新入社員の人たちに対して、会社や部署や自分たちの仕事の概要について説明したことはありますか？

海外の会社や組織が新人 (経験者、新卒者) を採用した後、その新人の人たちが初めてオフィスに出勤して業務を開始するとき、その会社や組織の中で仕事を進めてもらうための基本的な知識を身に付けてもらうとともに、早く職場に慣れてもらうため、オリエンテーション、およびインダクションと呼ばれる説明会を開催すると思います。

オリエンテーション、インダクション、それにトレーニングを加えて、ざっくり3つのタイプの新人向け説明会があり、(業種や組織によって種類や定義、目的は異なると思いますが)、おおよそ以下のような形態と目的で開催されると思います。

オリエンテーション (orientation): 人事部 (HR, Human Resource department) 等が主体となって、数時間〜数日間かけて、その会社/組織で働くための基本的な知識を説明していく説明会
インダクション (induction): 配属先のマネージャーが、40分〜1時間程度で、その部署の業務概要やメンバーを紹介する説明会。あるいは、新規採用されたマネージャーレベル、リーダーレベルの人に対して、各部署の代表者が、一人 30分〜40分程度で、自分の部署の業務概要を紹介していく説明会
トレーニング (training): 仕事を担当してもらうために、その業務領域をこなすための専門的な知識を持ってもらうための説明会。例：店舗販売接客トレーニング、コールセンター応答トレーニング、システム提案作成テクニカルトレーニング、等。

この中の「インダクション」は、新規に組織に参画した人に対し、自分たちの部署と業務のことを早く知ってもらうことを目的としていますが、人事 (HR) が進める「オリエンテーション」のようにしっかり丁寧に資料を準備して実施する、というマネージャー/代表者もいれば、日ごろ使っているプレゼン資料などからスライドや図表を抜粋して即席でプレゼン資料を作り、気軽にざっくばらんに説明する、といったマネージャー/代表者もいると思います。

後者の場合、スライドの中に、その会社や組織の人しか分からない、いわゆる会社用語 (office jargon/technical jargon)、その組織や業界では普通に使われている略語 (abbreviation) や略字語 (acronym) などが入っていることも多く、またそうした用語に対して注記を付けたり、口頭で補足したりせずに、「インダクション」の中で説明を続けていってしまうことが結構あると思います。

話を聞いている新人さんたちは、自分の知らない言葉が出てきたところで、「なんだろう、それ？」と考えてしまい、せっかく熱心に説明をしてもらってはいるのですが、そこで突っかかってしまい、スムーズに理解が進まない、ということも起きます。

説明をする側は、「分からないことがあったら、躊躇せずに、何でも質問してくださいね〜」などとフランクに言っているので、分からなければ質問してくれるだろう、と思いがちで、新人さんたちからすると、知らない単語がいくつもあると、それを1つ1つ質問して答えてもらうのは、マネージャー/代表者に対して申し訳ないし、その度に説明の流れがとぎれてしまうので、質問するのを遠慮してしまうかもしれません。

そこで、インダクションやオリエンテーションの説明を担当することになったら、自分のプレゼン資料の中に会社用語や業界用語、分かりづらい略語や組織独自の短縮語が書かれてないかよ〜く注意しながら確認して、もしあれば用語説明の補足 (注釈) を付けておくと、新人の人たちに喜ばれます。

自分はインダクションやトレーニングのトレーナーを担当したことがあります。

その際、会社独自の用語や略語が結構書かれている英語のスライドをそのまま使って、所属する部署や業務のことを説明したのですが、かなり後になって参加者から、「あの時は分からない用語が多かった...」などと言われて、反省したことがありました。

また、別の人からは、「この組織が独自に定義して使っている用語を、用語集の形にしてまとめてほしい」といった要望を受けたこともあります。

ということで、ごく簡単なものであっても、とても有効だと思いますので、新人の人たち向けのプレゼンの中で、会社用語や難解略語を一覧できる形で資料の最後にまとめておくとよいと思います。

例えば、このブログで設定している架空の会社 ”Happy & Healthy Hamsters” 社の商品企画開発チームの人が、新規採用の人たちに対して自分たちの業務説明をする際、以下のような用語集 (Glossary) のスライドを、プレゼン資料の最後に補助資料 (Appendix) として付けておくと、後で配布資料としてこのプレゼンスライドをもらった新人さんたちが用語の確認ができて、喜ばれると思います。