2022-12-24

ホリデーシーズン直前のオンライン会議

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

ホリデーシーズン直前のオンライン会議

みなさんは、今年のクリスマス、どのようにお過ごしですか？

今週半ばに、海外の人たちと毎月開催しているオンラインの定例会議に参加したところ、画面に現れた海外の人たちは、トナカイや小さなクリスマスツリーの付いたカチューシャを頭に付けていたり、赤・緑・白のクリスマス・カラーの服を着たり、小さなクリスマスツリーを机の上に置いたり、クリスマスっぽい飾り (ornament) を壁の見えるところに貼ったりしてました！

みなリラックスした感じで会議が始まり、ホリデーシーズンの楽しい話題やジョークなども飛び出し、終始なごやかな雰囲気の会議となりました。

「やられた...、自分も何か仕込んでおけば...」と悔やまれてなりません...。

この会議の終わりに「日本もホリデーシーズン、楽しんでる？」と聞かれたのですが、自分は準備不足で日本のクリスマスの話を出しづらかったこともあり、黙っていたところ、同僚の人が淡々と「日本では皆 new year holidaysの長期休暇を取るんだ」と回答し、自分たちのお楽しみはもう少し先、まだ仕事があるよ、といった感じで相手に伝わったと思います。

自分はこの会議で、クリスマスのネタで海外の人たちと一緒に盛り上がりたかった...。

次の機会では必ずモノにしたいと強く思いました。(まだまだ試行錯誤)

なお、年末のこの時期に、ミーティング等でこうした話題を話す際には、様々な文化や背景を持つ人たちが参加している可能性を想定して、「メリー・クリスマス」とか「ハッピー・クリスマス！」とは言わずに「Happy Holidays!」「Have nice holidays!」(楽しいホリデーシーズンをお過ごしください) と伝えるようにしてます。

今日のポイント：
クリスマス休暇等のホリデーシーズン直前のオンライン会議では、それにちなんだ「盛り上げ」があるかもしれないので、事前に話すネタや関連グッズなどを準備しておくと、いざその話題が出たときに強気で一緒に盛り上がれるのでよいです。
たとえ空振りに終わっても、海外の人たちとのコミュニケーション力を高めるためのよい練習になったと思うようにしてます。

2022-12-20

質疑応答やコメントの受付をコントロールするシンプルな方法

英語の言い回しツール・その他

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

質疑応答やコメントの受付をコントロールすシンプルな方法

みなさんは、会議の司会を担当したり、プレゼンを担当するときに、質疑応用やコメントを受け付ける時間をどのようにコントロールしていますか？

日本語の会議でも英語の会議でも、参加している人たちが大いに盛り上がり、活発に質問やコメントをしてもらえることは嬉しいことですが、そのために議事進行が遅れたり、予定していた全てのテーマが時間通りに話し合えずに会議終了となってしまうと、がっかりします。

一方で、オリエンテーションやトレーニング等でプレゼンをしたときに、プレゼン中もQ&Aタイムでもほとんど質問が出ない、といった静かな打ち合わせになることもあると思います。こうしたときも少しがっかりします。

前者のように盛り上がるケースでは、質疑応答やコメントの受付を上手にコントロールして、ミーティングの時間管理をする (time managemenをする) ことが求めらます。

後者のような静かなケースでは、時間に余裕があるのなら、活発に議論してもらうよう盛り上げたいところです。 (hold active discussions)

とはいえ、ただでさえ緊張する会議や説明会なのに、更に英語で出席している人たちを盛り上げたり、逆に出席者の気分を損ねることなく次の議題へ誘導するのは、なかなか大変に思えます。

自分は、その場の状況に応じて臨機応変に英語で打ち合わせの進行や時間をコントロールをすることはまだまだ難しいので、あらかじめシンプルな対応パターンを用意しておき、基本はそれを実施して、しのいでいます。

対応１: ぎりぎりの時間でいくつかの議題を話し合うような会議や、時間厳守で終わらせなければならない会議では、アジェンダのスライドに各議題毎の予定所要時間を書き込んでおき、それを議題が進む毎にしつこく表示する。

会議が進行する度に、アジェンダ兼タイムテーブルのスライドを表示して、進度を確認する

対応２: 質疑・コメントが続き時間をオーバーしそうになってきたら、以下の決め台詞でコメントを遮る・終了させる。

Sorry to interrupt you, but we have only XX minutes left. Therefore. I would like to discuss this topic with you separetely. I will contact you via email later.
(発言の途中で申し訳ありませが、あとXX分しかありませんので、この議題については別途話をさせてください。後でメールで連絡します。)

対応３: 参加者に質問やコメントを求めてもなかなか出てこないときは、参加者の中でも比較的自分と面識のある人を指名して、コメントがないか聞く。

Hi, John-san. What do you think about this?
(ハイ、ジョンさん、これについてどう思いますか？)

対応４: 上記のように質問やコメントを聞いてみたものの、あまり盛り上がらないようであれば、いったん終了して、後でメールやチャットで質問してもらうよう依頼する。

Please feel free to ask me any questions via email after this meeting.
(もし聞きたい事があれば、打ち合わせの後、気軽にメールで質問してください)

こんなシンプルな手段ですが、取りあえず質疑応答やコメントの受付をコントロールしようとしてます。

もっと試行錯誤して、本格的な会議の司会 (MC) や、カジュアルな打ち合わせの進行役 (facilitate) のスキルを上げていきたいと思ってます。

今日のポイント：
質疑応答やコメントの受付をコントロールしながら会議のタイムマネジメントをするために、まずは数パターンのシンプルな対応方法を覚えておくとよさそう。
アジェンダ兼タイムテーブルのスライドを都度表示したり、出席者のコメントを中断してもらうための言い方、コメントをもっと積極的に出してもらうよう促す言い方など、覚えられそうなものをまとめておく。

2022-12-10

英語プレゼンテーションテンプレート #013 : 「アンケートの説明」

テンプレート

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼン資料テンプレート集 #013 :「アンケートの説明」

みなさんは、何かの調査をするためにアンケートを作成して、配布して、回収して、集計したことはありますか？

セミナーの終わりにアンケートの説明をする (架空の会社 HHH社の製品セミナー)

「アンケート」とは、何かを調査するための「質問票」のこと、または「調査」そのもののことを言う場合があると思います。

英語にすると、「質問票」は「questionnaire」、「調査」については、目的や状況にもよりますが「survey」とか「research」などが一般的だと思います。

「XXX調査のためのアンケート」は、「questionnaire for survey of XXX」のようになると思います。

アンケートには、企業が実施する市場調査のような一般の人を対象とするアンケートもあれば、社員や支社などに答えてもらう社内向け・内輪のアンケートもあります。

アンケートの実施方法としては、質問表が簡単に用意できるWebサイトのサービスを使う方法や、Microsoft WordやExcelで作った質問表をメールで送り記入して返送してもらう方法、記入用紙に手書きで記入してもらう方法などがあります。

アンケート用紙 (調査票) をPower Pointのようなプレゼンソフトを使って作ることはあまりないと思いますが、例えば会議の中で情報収集のためのアンケートの実施について説明したり、セミナーやトレーニングの最後で参加者からのフィードバック (満足度や要望)を集めるためにアンケートを取ることはよくあり、紙に印刷したアンケートを配って記入してもらう場合でも、プレゼン資料を使ってその概要を説明したりします。

今回の記事では、アンケートの内容を英語のプレゼン資料を使って説明し協力を依頼する場合の、英語スライド (テンプレート) の事例を紹介したいと思います。

アンケートを記入する人が、記入に当たり知りたいことは以下だと思います。

アンケートの目的
質問表の内容、回答の書き方
記入時間、または提出期限 (持ち帰って記入する場合)
提出先、問い合わせ先
回収された情報の取り扱い、個人情報の管理(が含まれる場合)

そこで、プレゼン資料 (スライド) の構成は、以下のようにしました。

ちなみに、みなさんもご存じのとおり、アンケートの質問の仕方、回答の形式には、選択式と自由回答形式があります。

選択式の質問のことを、英語では「Closed-ended question」と言い、Yes/Noの２択、あるいは３択、４択、５択、７択などの選択候補を用意します。(例：以下のQ8)

自由回答形式の質問は、英語で「Open-ended question 」と言います。(例：以下のQ9)

Closed-ended question (選択式質問)とOpen-ended question (自由回答形式の質問)

後者の場合、英語の質問文を書いて、その下に自由記入枠を設ければOKです。

前者の場合、質問毎に異なった選択肢の組み合わせを用意してもよいですが、質問の数が10個、20個、30個などと多い場合、回答者に選んでもらう選択肢の形式をそろえておくこともできます。 (例えば、最もポジティブな「５」から最もネガティブな「１」までの共通化した５段階選択肢を用意しておく)

そうすることにより、質問票の見た目がスッキリしますし、回収した回答の合計点や平均値などを計算することで、より定量的な調査が出来るようになり、アンケート結果の価値も高まります。

英語の質問票を作るとき、そうした「共通化した選択肢」を英語でどう表現するか迷うところですが、一般的なアンケートでよく使われる(英語の)選択肢の組み合わせは「リッカートスケール (Likert Scale )」という名前で呼ばれ、書籍やネットで確認することもできますので、これを参照すると悩むことなく英語の調査票が作成できると思います。

セミナーのフィードバックを取ろうとする場合などによく使われるリッカートスケールとしては、以下があります。

Strongly disagree
Disagree
Neither agree nor disagree
Agree
Strongly agree

(一番上から、まったくそうは思わない、あまりそうは思わない、どちらとも言えない、ややそう思う、とてもそう思う)

Not at all satisfied
Slightly satisfied
Moderately satisfied
Very satisfied
Completely satisfied

(満足の度合い、上から下にいくほど満足度の度合いが強い)

以下は、そのようなリッカートスケールの選択肢を使ったClosed-ended question (選択式質問)の例です。(架空の会社 HHH社を想定したサンプル)

それでは次に、アンケート説明用のプレゼン資料の各スライド(サンプル)をまとめます。

目的のスライドです。

Objectives　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- We are conducting an survey to collect your feedback on this product seminar
- The result will be reported to the product planning managers and the marketing managers in our Marketing division for future product planning and to devise a marketing strategy
- We look forward to receiving your valuable feedback

[日本語]
目的
- この製品セミナーに関するフィードバックを収集するため、アンケートを実施します
- アンケート結果は、今後の商品企画や市場戦略策定のために、マーケティング部門の製品企画マネージャー、およびマーケティングマネージャーに報告されます
- みなさんの貴重なフィードバックをお待ちしています

質問表のスライドについては、前出のスライドような選択式の質問 (Closed-ended question) と自由回答形式の質問 (Open-ended question) の一部を記載して、口頭で質問表の記入の仕方について説明すればよいと思います。 (質問数が５件とか１０件以下であれば、１〜２枚のスライドに全件を含めて表示してしまうのがよいかもしれません。)

Questionnaire　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Please fill in the questionnaire

[日本語]
質問表
- このアンケート用紙に記入してください

提出期限・提出先のスライドの例です。

セミナー会場から退出する際に、記入したアンケート用紙を回収箱に入れてもらう場合:

Questionnaire (cont'd)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Please fill in the form and put it in the collection box when you leave

[日本語]
質問表 (続き)
- 質問票に記入していただき、退席する際に回収箱に入れてください

Excelファイルのアンケートに記入してもらい、後日メールで送ってもらう場合:

Questionnaire (cont'd)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Please fill in the Excel form and send it back to us (XX-XX@XXX-XXX.com) via email
- Completing the survey should take no more than 15-20 minuties
- Deadline to submit the FY 2022 Product Seminar Satisfaction Survey:
December 15th, 2022
- Your cooperation would be highly appreciated

[日本語]
質問表 (続き)
- Excelファイル記入していただき、当方 (XX-XX@XXX-XXX.com) までメールでお送りください
- 記入の要する時間はおおよそ15-20分以内です
- この2022年度製品セミナー満足度調査の提出期限: 2022/12/15
- ご協力の程、よろしくお願いします

個人情報の取り扱いに関するポリシーのスライドの例です。

回答項目に個人の名前、所属、連絡先などが含まれる場合、個人情報の取り扱いに関するポリシーの説明をします。

Happy & Healthy Hamsters (HHH) Inc. complies with the rules on the handling of personal information of HHH and uses attendee information only for the following purposes:
- Information to obtain: Name, email address, affiliation, title and information to be filled in the questionnaires
- Purpse of use: (省略)
- Providing personal information: (省略)
- Contact for personal information: (省略)

[日本語]
プライバシーポリシー
Happy & Healthy Hamsters 株式会社は、HHH社の個人情報の取り扱いに関する規則を遵守し、参加者の情報を以下の目的のみに使用します。
- 取得する情報: 氏名、メールアドレス、所属、役職、記入内容
- 個人情報の利用目的: (省略)
- 個人情報の提供(先): (省略)
- 個人情報に関する問い合わせ先: (省略)

ということで、今回の記事では、セミナーや会議の中で、アンケート (questionnaire) に関して説明するための英語テンプレート (スライド) についてまとめてみました。

最後に、記事の中で紹介したリッカートスケール (Likert Scale ) ですが、これを使うと質問票がスッキリとした形になり、なにか「プロが作った」っぽくなって嬉しくなります。

また、選択肢を共通化すればするほど定量的な集計が出来るので便利です。

ですが、質問の作り方を誤ると、回答者からのフィードバックが正しく把握できなくなる状況も起きうるので、注意が必要だと思います。

同じ質問票を英語と日本語の両方で用意し、回答も英語版と日本語版のものを合わせて集計する場合
質問文に否定疑問文を使う場合

例えば、自信満々の企画〜営業所や特約店に対して説明するクーポン券の新規企画について、ちょっと謙遜した書き方で「今回のクーポン券は、商品の販売促進に十分に貢献するとは思えないですかね? Yes? No? 当然、みなさんの回答は "いやいや、そんなことはない。すばらしい！大きく貢献するでしょう！" ですよね」という気持ちで、以下のQ4 のような否定疑問文の質問を作り、同じく以下のように設定した５段階評価のリッカートスケールで回答してもらう場合、日本の人からの回答と海外の人からの回答を集計すると、評価結果が逆になるかもしれません。

海外の回答者からの反応がネガティブなものばかりで、ひどくショックを受けるのですが、よくよく見てみたら、英語の否定疑問文に対する答え方を考慮しない (日本語の場合と逆になるような) リッカートスケールの並べ方にしていたために、期待していた選択肢の選ばれ方と逆になっていたこと、そして海外の人たちも肯定的な反応をしてくれていたことが分かった...、といったような状況が起きるかもしれません。

英語のアンケートを作るときは、自分の場合、あまり凝った聞き方や使い慣れない言いまわしはなるべく避け、シンプルな質問にしようといつも思ってます。