質疑応答やコメントの受付をコントロールするシンプルな方法

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

質疑応答やコメントの受付をコントロールすシンプルな方法

みなさんは、会議の司会を担当したり、プレゼンを担当するときに、質疑応用やコメントを受け付ける時間をどのようにコントロールしていますか？

日本語の会議でも英語の会議でも、参加している人たちが大いに盛り上がり、活発に質問やコメントをしてもらえることは嬉しいことですが、そのために議事進行が遅れたり、予定していた全てのテーマが時間通りに話し合えずに会議終了となってしまうと、がっかりします。

一方で、オリエンテーションやトレーニング等でプレゼンをしたときに、プレゼン中もQ&Aタイムでもほとんど質問が出ない、といった静かな打ち合わせになることもあると思います。こうしたときも少しがっかりします。

前者のように盛り上がるケースでは、質疑応答やコメントの受付を上手にコントロールして、ミーティングの時間管理をする (time managemenをする) ことが求めらます。

後者のような静かなケースでは、時間に余裕があるのなら、活発に議論してもらうよう盛り上げたいところです。 (hold active discussions)

とはいえ、ただでさえ緊張する会議や説明会なのに、更に英語で出席している人たちを盛り上げたり、逆に出席者の気分を損ねることなく次の議題へ誘導するのは、なかなか大変に思えます。

自分は、その場の状況に応じて臨機応変に英語で打ち合わせの進行や時間をコントロールをすることはまだまだ難しいので、あらかじめシンプルな対応パターンを用意しておき、基本はそれを実施して、しのいでいます。

対応１: ぎりぎりの時間でいくつかの議題を話し合うような会議や、時間厳守で終わらせなければならない会議では、アジェンダのスライドに各議題毎の予定所要時間を書き込んでおき、それを議題が進む毎にしつこく表示する。

会議が進行する度に、アジェンダ兼タイムテーブルのスライドを表示して、進度を確認する

対応２: 質疑・コメントが続き時間をオーバーしそうになってきたら、以下の決め台詞でコメントを遮る・終了させる。

Sorry to interrupt you, but we have only XX minutes left. Therefore. I would like to discuss this topic with you separetely. I will contact you via email later.
(発言の途中で申し訳ありませが、あとXX分しかありませんので、この議題については別途話をさせてください。後でメールで連絡します。)

対応３: 参加者に質問やコメントを求めてもなかなか出てこないときは、参加者の中でも比較的自分と面識のある人を指名して、コメントがないか聞く。

Hi, John-san. What do you think about this?
(ハイ、ジョンさん、これについてどう思いますか？)

対応４: 上記のように質問やコメントを聞いてみたものの、あまり盛り上がらないようであれば、いったん終了して、後でメールやチャットで質問してもらうよう依頼する。

Please feel free to ask me any questions via email after this meeting.
(もし聞きたい事があれば、打ち合わせの後、気軽にメールで質問してください)

こんなシンプルな手段ですが、取りあえず質疑応答やコメントの受付をコントロールしようとしてます。

もっと試行錯誤して、本格的な会議の司会 (MC) や、カジュアルな打ち合わせの進行役 (facilitate) のスキルを上げていきたいと思ってます。