我流! 英語プレゼン作成・試行錯誤

試行錯誤しながらなんとか作れるようになった英語プレゼン資料作成の経験、聞いてください

展示会で使うプレゼン・スライド

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

展示会で使うプレゼンテーション・スライド

みなさんは、展示会 (exhibition/expo) や見本市 (trade show / trade fair) の会場で、自動で再生を繰り返すプレゼン資料を見たことがありますか?

展示会のブースで使うプレゼン資料 (プレゼン・スライドは架空のイメージです)

展示会では、会社や団体がブース (booth) を構え、見本 (sample) を展示したりデモ (demonstration) を見せるなどして、来場者に商品やサービスを説明します。

大きなブース、こぢんまりしたブース等、様々あると思いますが、ブースの受付 (reception) の背後や、打ち合わせスペースの壁、あるいは展示品の後ろにディスプレイを設置し、その画面に一定の間隔でスライドが切り替わっていく自動表示モードのプレゼンを仕込むことが多いと思います。

また、ブース内にキオスク (kiosk) と呼ばれる説明用簡易スタンドを設け、そのキオスクのディスプレイでプレゼン・スライドを自動表示モードで表示させるのも一般的かと思います。

このような展示ブースで自動再生して見せるプレゼン・スライドを用意する場合、通常のミーティング用プレゼン資料とは違った工夫や調整が必要になります。

自動再生させるプレゼン資料には特別な考慮が必要 (スライドは架空のイメージ)

ブースでプレゼン・スライドを流す目的は、以下だと思います。

  • 商品やサービスの概要を知ってもらい、まずは興味を持ってもらうこと
  • そのコーナーを担当している説明員 (booth attendant) が外していたり、他の対応をしていて説明ができないときでも、ブースに来てくれた人に情報を伝えること

ですので、展示会用のプレゼン・スライドは、基本的に簡潔で、分かりやすく、短い周期で回すようなものが適している、ということになると思います。

自分が海外の展示会で商品/サービスを説明することになり、そのキオスクの1つで表示するためのプレゼン・スライドの準備を始めたときも、まぁ、そうだろうなぁ、できれば簡潔なものにしよう、と当初は思ったのですが、思い入れのある商品/サービスのプロモーション (売り込み) が目的だったので、気合いが入り、スライドの枚数も各スライドに書き込んだ情報・テキストの量も、かなりのボリュームになってしまいました。

また、英語のスライドを作ったのですが、自分の英語力ですと、説明を簡潔な文章にまとめたり、英文法上、ビジネス英語の慣習上まっとうでかつスッキリとした箇条書きを作るのが難しく、それぞれの説明は長めになり、その冗長な表現を削っていくこともできませんでした。

展示会の開催期間より前に現地入りして、設営が進んだブースのキオスクで自分の用意したプレゼン・スライドを流してみたのですが、同僚たちからは「多すぎる」「長すぎる」のクレームをもらってしまいました。

そこで、同僚が用意していた別のキオスクのプレゼン・スライドのコピーをもらい、それと同じような体裁、枚数、情報の粒度になるよう、自分が持ってきたプレゼン・スライドを調整しました。

展示会用のプレゼンを作る時には、やはり以下を考えて、イメージを作ってから取りかかるのが重要だと、あらためて認識しました。

  • 何ページの構成にするか? 
  • 1ページ当たりの情報量は?
  • 1ページ当たりの表示時間は?
  • どこまで簡素な英語の表現にするか?

そのように作り直したプレゼン・スライドですが、同僚からは「まだ長い、多い」と言われ、しかしもうこれ以上はカットはできないと思い、そのままキオスクにセットして、翌日の展示会の初日に臨みました。

スライドの枚数や情報量が多すぎると、最後まで見てもらえない (スライドは架空のイメージ)

実際にキオスクの周りに来てくれた人たちを見ていると、最初のスライドから最後のスライドまで通しで見てくれた人はほとんどいない、ちらっと見て興味が湧かないと次のコーナーや他のブースに行ってしまう、といった感じでした。
そこで、昼食の時間帯で来場者が減ったタイミングや初日の開催時間が終了した後に、更にスライドの数を減らして、英語ネイティブの同僚にも見てもらいながら、プレゼン・スライドを簡潔化していき、ようやく来場者の反応も少し良くなったように感じました。

その後も、同僚にも見てもらいながらプレゼン・スライドを調整し、ともかく展示会の開催期間を乗り切りました...。

 

今日のポイント:
展示会で使うプレゼン・スライドを用意する場合、スライドの枚数・情報を少なめにした簡潔なものがよい。
同僚が作った展示会用の英語プレゼン・スライドを参考に作成する。
英語ネイティブの人にチェックしてもらい、柔軟に修正していくのがよい。

 

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英語プレゼンテーション テンプレート  #012 : 「ブレインストーミング」

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

英語プレゼン資料 テンプレート集  #012 : 「ブレインストーミング

みなさんは、「ブレインストーミング形式の会議」という言葉を聞いたことがありますか?

または、実際にブレインストーミングに参加した経験って、ありますか?

ブレインストーミング形式の英語の会議

ブレインストーミング (brainstorming) とは、会議の参加者が、それぞれ自由にたくさんのアイデアや意見を出し合うための会議の形式・方法です。

その基本的な進め方は、英語の会議でも日本語の場合でも同様で、基本的に以下のようなものが一般的だと思います。

  1. 司会役 (facilitator) が、そのブレインストーミングの目的や進め方、ルールについて説明する
  2. 6人くらいまでのグループを作る
  3. 各グループには、司会進行役 兼 自分も意見を述べるモデレーター (moderator) を一人置いて、各メンバーに対するアイデア出しの促しや、出てきたアイデアの取りまとめを主導してもらう
  4. 全員がアイデアや意見を出し、それを付箋などに書いて、溜めていく
  5. イデアや意見を出し合う際のルールがある
    • なるべく多くのアイデアや意見を出すよう心がける。全員が出す
    • 出てきたアイデアに対して評価や批判、否定をしない、等々
  6. 一通りアイデアを出し終えたら、各アイデアをレビューしながら、付箋等を使って分類していく
  7. 分類が終わったアイデアたち、アイデア群たちの関係性が分かるように矢印を引いたり、マインドマップを使って関係図を作ってもよい
  8. イデア出しと分類が終わったら、グループ毎にまとめて発表して、ブレインストーミングの参加者全員で共有する

イデアを出し合う際には、各自アイデアを付箋に書いて、ホワイトボードや壁、大きな模造紙等に貼り付けていったり、マイクロソフトの Power Pointスライド上に長方形や付箋型のテキストボックスを用意しておき、そこに書き込んでいったりします。

まずは全員でアイデアを出し合う

イデアを出し切ったら、ホワイトボードや模造紙、Power Pointを使い、似たようなアイデアを集めてグループ化したり、何か基準を決めて分類したり、更にグループ化したアイデアの関係性を図化したりして、数多く挙げられたアイデアを整理します。

次に、アイデアを分類したりマップ化する

このようなブレインストーミングの流れを考慮し、以下のような構成のプレゼン資料 (スライド) を作りました。

テンプレート #012 の構成

目的のスライドです。

Objectives                  



 

[日本語]
目的
(例:新規ビジネス創出 (new business development) の加速化 (accelerate) のために出来ることを考える、とか、部署間の縦割り体質 (organizational silos)を改善 (improve) するための方策の検討、といったテーマを書きます)

手順とルールのスライドの例です。

Process and Rules                  

Process:
- Capture everyone's ideas (20 minitues)
- Organaize the ideas on diagrams (20 minutes)
   - Sorting and Categorizing 
   - Mapping
- Presentation and Q&A (5 minutes / Group )
- Wrap up
 
Rules: 
- Go for quantity
- Withhold criticism

[日本語]
手順:
- 参加者全員のアイデアを集める (20分)
- そのアイデアを図を使って整理する (20分)
  - 分類とカテゴリ化
  - マップ化
- プレゼンテーションと質疑応答 (各グループ 5分)
- 全体のまとめ

ルール: 
- 量を追求すること (数多くのアイデアを出すこと)
- 批判は控えること

イデア記入用フォームです。

Idea Templates - Write Your Ideas on Sticky Notes              

[日本語]
イデア用フォーム 〜 アイデアを付箋に記入する

分類用フォームです。

Sorting and Categorizing Worksheets - Organize Your Thoughts                   

 

Sorting and Categorizing Worksheets - Organize Your Thoughts (cont'd)   

Sorting and Categorizing Worksheets - Organize Your Thoughts (cont'd)   

[日本語]
分類 & カテゴリ分け用フォーム 〜 出たアイデアを整理する

 

グループXのまとめです。

Wrap Up - Group X                   





グループ内で出たアイデアの特徴、分類した結果のサマリーなどを記載します。

 

会議全体のまとめ Wrap Upです。

Wrap Up                   



 

会議全体の司会役 (facilitator) が、各グループの発表を聞いて、ポイントを記載します。

 

次のステップです。

Next Step                   

- (省略)


 

ということで、今回の記事では、ブレインストーミング形式の会議のためのシンプルな英語テンプレート (スライド) をまとめてみました。

ブレインストーミングは、的を外しているかもしれないけどとにかく自分が考えたアイデア、詳細はまだ考えていないけど出してみたいアイデア、など、どんなアイデアでも、自由に出してよい会議のため、さまざまな考えが幅広く集められる素晴らしいものだと思います。

一方、集めたアイデアをうまく整理するのは、これがなかなか大変で、また具体的で実効性のあるアクションプランにまとめあげていくにはかなり時間がかかることもあり、ブレインストーミングの後のフォローアップが重要だと思います。

個人的には、参加者全員・グループメンバー全員が積極的にアイデアを出したり、出てきたアイデアに対して反応しなければならないので、英語でのブレインストーミングは自分にとって緊張の続く、英語の修行の場だと位置付けてます...。

 

今日のポイント:
ブレインストーミングとは、会議の参加者が、それぞれ自由にたくさんのアイデアや意見を出し合うための会議の形式・方法。
出されたアイデアを批判したり、否定したりしない。
出されたアイデアを分類して、次にやるべきことを見極めていく。
その分類作業のためのフォームをあらかじめプレゼンスライドに含めておくと、進めやすそう。

 

 

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英語の出来る同僚とミーティングに出ると、恥をかいたり、悔しかったり...

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

英語の出来る同僚とミーティングに出ると、恥をかいたり、悔しかったり...

みなさんは、自分が出席する英語のミーティングに、自分より英語が出来る日本人の同僚が一緒に参加してくれるとしたら、心強くて嬉しいですよね。

自分も、英語の出来る同僚が一緒に出てくれると安心できて嬉しいのですが、逆に悔しかったりがっくりくることもよくあります。

英語の出来る同僚から誤りを指摘される

例えば...、

  • ミーティングの冒頭のアイスブレイク (*) のためのネタを考えてミーティングに臨んだが、英語の出来る同僚が同じようなネタで、もっと詳しい話をして相手と盛り上がり、自分が盛り上げるネタがなくなり、がっかりする 
    (* アイスブレイク: 会議の冒頭、始めて対面する相手と打ち解けるために、話題を振って関心を持ってもらうこと。https://garyu-study.com/entry/structure-005)
  • 相手が英語で言ったことを、自分はコメントだと思って「分かりました。ありがとう!」と答えたら、英語の出来る同僚から「質問されてるんだよ!」と突っ込みが入り、恥をかく
  • ミーティングの後、部署内で意気揚々とその報告をしていると、英語の出来る同僚から「それは違うと思う」と言われて、自分の誤った認識について訂正され、しゅんとする
  • などなど...

ということで、英語の出来る同僚と英語のミーティングに出ると悔しい思いをすることがよくありますが、それをバネにして、もっと英語の力を付けなければ、と考えるようにしてます。

また、突っ込まれると恥ずかしいので、自分からは積極的な質問やコメントをするのは控えようか...、と思いがちですが、頭を切り替えて、恥をかいても言いたいことがあれば (なるべく) 発言するようにしてます。

そして、なによりも、そうした英語の出来る同僚は、自分が聞き取れていなかったことを教えてくれる心強い存在であり、自分の誤った認識を指摘してくれる (そのまま行ったら問題になっていたことを未然に防いでくれる) ありがたい存在であると、いつも感謝と尊敬 (リスペクト) してます。

 

 

今日のポイント:
英語の出来る同僚と英語のミーティングに出席すると、自分の間違いを指摘されることも多く、恥ずかったり、悔しかったりしますが、感謝するとともに、自分の英語力をなんとかしないと!と思いを新たにする次第です。

 

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