我流! 英語プレゼン作成・試行錯誤

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

英語プレゼン資料テンプレート集 #009 : 「トレーニング：手順の説明」

みなさんは、職場での何かの作業や手続きの進め方、接客の仕方、パソコンやソフトウエアの使い方、申請の手続き、書類の書き方といった、手順の説明を受けたことがありますか？

今回の記事では、そうした手順を説明するトレーニングに使う英語のプレゼン資料 (英語スライド) についてまとめてみたいと思います。

ちなみに、「手順」のことを英語ではインストラクションズ (instructions) と言ったり、プロシージャーズ (procedures) と言ったり、プロセス (process) と言ったりします。

instructions と procedures ですが、自分が受けたことのあるトレーニングでは、英語ネイティブの人は複数形を使っていることが多いので、このように複数形で書きました。

手順というのは、①あれをしてから、②これをして、③それをやって終わる、といったように、複数のやることから構成されているので、複数形が使われるのではないかと思います。

調べてみると、こうした単語は、可算名詞の単数形 (a procedure) として使われる場合、不可算名詞として使われる場合 (例: legal procedure: 法的手続き)、あるいは複数形 (procedures) として使われる場合があるようですが、仕事に関連するトレーニングでは、 work procedures (作業手順) とか operating instructions (操作方法) といった使い方をよく見ますので、自分は複数形を使ってます。

processについては、何のことを表しているのか、どのような手順や処理のことを語ろうとしているのか、といった文脈によって、単数形が使われることも複数形が使われることもありますが、自分は「一通りの手順」という意味で使う場合、単数形のprocessを使ってます。

プレゼン資料作成の始め方ですが、何か新しい業務や作業の手順の説明をするトレーニングを開催する時は、たいていマニュアル (手順書) も作成して提供・配布するのが一般的だと思いますので、自分の場合、以下の３つの作成方法のいずれかを実施してます。

１．既に作成されている英文マニュアルの中から、メインの部分 (手順の説明部分等)をプレゼン用のスライドにコピーして、そのスライドの前後に、アジェンダや目的説明、Q&A用のスライドなどを入れて完成させる。
２．プレゼン資料のほうを一から作り、トレーニングに使うとともに、プレゼン資料 (Power Pointのスライド) をA4サイズのPDFファイルに変換して、マニュアルとして配布する。
３．新規に作成する英語プレゼン用スライドとしては、アジェンダや目的説明、最後のQ&Aや「今日やったことのまとめ」用のスライドのみを作成し、メインの部分になる手順の説明については、既にある英文マニュアルの該当部分をそのままスクリーンに表示して説明する。

準備期間が十分にあり、業務負荷的にも余裕があれば、上記の２のように丁寧にプレゼン資料を作りたいところですが、そうもいかない場合は、１のようになるべく既存の英語の文言や英語化された資料をコピー＆ペーストして自分の負荷を減らすようにします。

時間的に、工数的に、余裕がないときは、手を抜けるところは思い切り手を抜いて、３のような形でプレゼン資料を準備します。

次に、手順説明のトレーニングのプレゼン資料ですが、例として、以下のような想定のテンプレートをまとめました。

・架空の会社 H&H Hamsters 社の営業部門が、IT部門と協力して、顧客情報を管理をする新しい仕組みを導入し、その使い方を社内の関係者に説明するトレーニングを開催する

プレゼン資料全体の構成は、以下のとおりです。

目的のスライドです。

Objectives　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- System upgrade of Account Management System was completed in End/July
- New features and functions useful for Customer Relationship Management are available
- Learn overview of the new features and functions
- Learn the process flow and actual operations of the new key functions

[日本語]
目的
- 顧客管理システムのシステム更新を７月末に完了
- カスタマーリレーションシップマネジメントに有用な新仕様と新機能が利用可能
- (このトレーニングでは) その新仕様・機能の概要を学ぶ
- 手順の流れ、および主要な機能の実際の操作方法も学ぶ

主な機能と手順の流れのスライドです。

Key Functions and Process Flow　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

The following new key functions were implemented:
- Lead management function
> XXXXXXX
- Pipeline management function
> XXXXXXX
> XXXXXXX
- Reporting function
> XXXXXXX

Process flow of account management using the new system is as follows:

[日本語]
主要な機能と手順の流れ
以下の新たな主要機能が実装された
- リード管理機能 (リード: 見込み客のこと)
- パイプライン管理機能 (パイプライン: 見込み客へのアプローチ、初回商談から受注・契約までの一連の営業活動のプロセスのこと)
- レポート生成機能
新システムを用いた顧客管理の手順の流れは以下のとおり
(図)

機能１〜３の操作手順のスライドの例です。

Lead Management Function - Operating Procedures　　　　　　　　　　　　

Using the New Lead function to create a new lead
- To create a new lead, you can display XXXXX ...
1. Check XXXXX on the XXXX window
2. Move to XXXXX
To move to XXXXX, click XXXX button
XXXXX window appears for XXXXX
3. Input customer information in the text box
If you want to XXXX, carry out step 4 to 6 of XXXXX

:
:
(以下、省略)

[日本語]
リード管理機能〜操作手順
新たにリードを作成するために、新規リード機能を使う
- 新しいリードを作成するために、XXXXXを表示させる
1. XXXX画面のXXXXXを確認する
2. XXXXXへ移動する
XXXXXへ移動するために、XXXXボタンをクリックする
XXXXXをするためのXXXXX画面が表示される
3. 顧客情報をテキストボックスに入力する
もしXXXXをしたい場合は、XXXXXのステップ4から6までを実施する
:
:

具体的な操作手順や作業手順を説明する場合、まず何をするための手順なのかを示した後、実行することを１つ１つを説明していく形が、手順の説明の基本形だと思います。
実行していくことを、動詞の原形を先頭にして記述するとともに、それを実行したらどんな反応があるはずかを説明します。

例えば、コンピューターのソフトウエアやクラウドサービスを使った作業の場合は、そのユーザインターフェース画面 (UI画面) の画面コピーも添付しておき、Click XXXX ボタン、Drag XXXX、といったUIの操作の説明や、XXXX apprears (XXXX が表示される)といったシンプルな英文を使って説明します。

Q&Aのスライドです。

Q&A　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

- Do you have any question?

[日本語]
質疑応答
- 何か質問はありますか？

まとめのスライドです。

Leaning Outcomes - Recap　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

You understood:
- Overview of the new features and functions of new Account Management System for Customer Relationship Management
- Process flow of account management using the new system
- Actual operations of the new key functions
- Lead management function
- Pipeline management function
- Reporting function

[日本語]
学んだこと〜まとめ
以下を学んだ
- 新しい顧客管理システムのCRMのための新仕様・新機能の概要
- 新システムを使った顧客管理の手順の流れ
- 新しい主要機能の実際の操作方法
- リード管理機能
- パイプライン管理機能
- レポート生成機能

関連情報のスライドです。

References　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

Documents
- Presentation materials: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
- Manuals: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX

Contact
If you have any question, please feel free to contact AMS admin team
- email: XXXX@XXXX.XXXX

[日本語]
関連情報
資料
- プレゼンテーション資料: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
- マニュアル: https://XXXXX.XXXXX/XXXX/XXXX
問い合わせ先
もし何か質問があれば、AMS管理チームまでお気軽に連絡ください
- メール: XXXX@XXXX.XXXX

ということで、今回は、作業や操作の手順を説明するトレーニングに使う英語プレゼン資料 (英語スライド) についてまとめてみました。

最後に、自分は当初、手順の説明をする際、手順や操作の説明の一つひとつに「プリーズ〜」を付けて話していました。(pleaseがないと、「〜しろ」「〜をやれ」といった命令形の命令口調として取られると思ったので)

しかし、プリーズ無しの命令形の動詞から言い始めても、トレーニングを受けている人たちに対して失礼には当たらないことが分かったので、今はプリーズなしで説明するようにしています。

今日のポイント：
手順説明のトレーニングのプレゼン資料を準備する場合、①既存の英文マニュアルをコピー＆ペーストして作る、②一から (スクラッチから) プレゼン資料を作ってそれをマニュアルにもしてしまう、③冒頭と締めの部分のプレゼン用スライドだけ用意して、メイン部分の説明には英文マニュアルをそのまま使う、を状況に応じて使い分けてます。
手順の説明をする場合、言い出しの部分に、毎回プリーズを付けて話さなくてもよい。

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流探（がりゅうさぐる）です。

フェイスツーフェイスの打ち合わせとボディーランゲージ

みなさんは、英語の会議や打ち合わせを、オンライン・ミーティングで開催するか、フェイス・ツー・フェイス・ミーティング (face-to-face meeting) で開催するか、選択肢が与えられたら、どちらを取りますか？

自分は断然、フェイス・ツー・フェイス形式のミーティングをしたいです。

フェイス・ツー・フェイスのミーティングを開催するには、出席者の移動なども含めた日程調整、それに様々な準備が必要ですし、かつ今のこのご時世、実際に開催するのは、かなりハードルが高いかと思います。

それでも、やはり人が一同に集まり、面と向かって説明したり、話し合ったりすることは非常に大きな意味があり、オンライン・ミーティングでは出来ない、いろいろなメリットがあると思います。

自分の場合、例えば、以下のような良い点があります。
・出席者の顔色を読むことができる：出席者に、自分が説明した内容がまだ伝わっていないように見えたら、補足説明をする、あるいは自分の提案にまだ納得していないように見えたら、「コメントを持ってるように見えるけど...」と言って、発言を促し、スッキリしてもらうようにすることが出来る
・自分が聞き取れなかったことをもう一度聞きやすい：出席者が話した内容について、自分が追いついていないとき、「ちょっとだけ、もう一度説明して！」とお願いしやすい
・本音が聞ける：オンライン形式だと遠慮していてなかなか聞けないこともある、出席者の本音を話してもらえる

更に、これが自分にとって最大のメリットなのですが、
・ボディー・ランゲージを使い、英語の言葉の足りなさを補うことが出来る！
ということが大きいです。

会議室の前方スクリーンの横に立ち、スクリーンに表示された説明文や図表を、手や指し棒を使って示しながら一生懸命説明すると、あるいは笑ったり首をかしげたりの驚いたりのポーズを取りながら話をすると、自分の英語の言葉が足りなくても、出席している人たちは、自分の身振り手振りも見ながら必死に理解しようとしてくれて、プレゼンがスムーズに進みます。

ということで、フェイス・ツー・フェイスのミーティングは、オンラインのミーティングよりも仕込みがたいへんですが、メリットも多く、出来ればこの形式にしたいなあ、といつも思ってます...。

なお、自分は、フェイス・ツー・フェイス・ミーティングでは、会議室の前方スクリーに向かって右側の位置に立ち、スクリーンの前を自由に行き来しながら、主に右手で重要ポイントを指し示して説明するのが大好きなスタイルで、これが出来ると、ボディー・ランゲージも十分に使えて、嬉しくなってプレゼンが乗ってきます。

でも、このスタイルが取れたとき、ときどき調子に乗りすぎて、会議の最後のほうで、出席している人たちにフレンドリーに「質問・コメント、いかがですか〜？」などと聞いてしまい、参加しているマネジメントやマネージャーの人たちから、本質的で鋭く即答が難しい質問や、厳しい突っ込みのコメントをもらってしまい、撃沈したことも何度かあります...。

また、期待していたフェイス・ツー・フェイス・ミーティングがキャンセルになったり、何かしらの要因でオンライン・ミーティングが出来なくなり、急遽自分が大の苦手な電話会議に変更されるようなことがあり、そうしたときはまさに天国から地獄という気分になりました...。