英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。
英語プレゼン資料 テンプレート集 #005: 「議事メモ」
みなさんは、英語の議事録を書いたことはありますか?
自分は英語の議事録や議事メモを作ることがありますが、大の苦手です。
英語の苦手3大作業の1つです (電話会議、議事録作成、業務報告作成) 。
議事録や議事メモは、会議で合意したことや、誰が何をするについて、出席した人の間で認識のズレがないかを確認するとともに、後になって「いや違う」「聞いてない」「自分の仕事じゃない」「言った言わない」などと揉めないようにするための大事なものですが、英語でまとめるのは自分にとってひじょうに負荷が高いです。
会議を録音して、後でそれを聞きながら議事録を起こしたりしますが、正確に書こうとすると、聞き取りづらい部分などは何度も何度も再生を繰り返して確認しなければならず、とても時間がかかります。
そこで、自分は、自分の負担を減らすために、小規模の打ち合わせの場合、最後のほうで「まとめをします」(Wrap Upをします)と宣言して、プレゼン資料の最後のほうのスライドに、打ち合わせで決まったことを打ち込みながら参加者と内容を確認し、「プレゼン資料 兼 議事メモです」 といって参加者へ送って、それで終わりにしてます。
議事録や議事メモ (meeting minutes, meeting notes) に書いておくべき基本事項は以下の4つだと思います。
1. 開催日時 (Date、Time、と書きますが、自分はDateだけにすることが多いです)
2. 参加者 (Attendees、Attendance、Participants などと書きますが、自分はAttendees)
3. 合意されたこと (承認されたことがあればそれも) (We agreed: )
4. やることリスト (Action items, Actions, Actions taken、Actions to be takenなど)
議事メモに最低限 書いておくべき事項
1. 開催日時
2. 参加者
3. 合意されたこと (承認されたことがあればそれも)
4. やることリスト
具体的なプレゼン資料の用意の仕方は、①スライドの最後のほうに「まとめ」(Summary) のスライドを置き、その次のスライドとして「ラップアップ」(Wrap Up)というタイトルのスライドを追加しておき、打ち合わせの最後に書き込むか、更に手抜きをしたいときは ②「まとめ」(Summary) のスライドの中に書き込んでしまっています。
パターン①
Summary
・XXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXX
Wrap Up
・Date:
・Attendees:
・We agreed:
・Action items:
パターン② (記入例)
Summary
・XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
・XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Meeting Notes
・Date: June 7th, 2022
・Attendees: Robert, Anne, Billy, Naomi, Kento
・We agreed:
- ABC dept and DEF dept develop a new software together
- Build a prototype
- Show the prototype at XYZ exhibition held in December
・Action items:
- To draft requirements specification (Kento, End/June)
- Rough idea for UI design (Anne, Mid/July)
[日本語]
議事メモ
・日付:2022年6月7日
・出席者:ロバート、アン、ビリー、ナオミ、ケント
・合意事項:
- ABC部とDEF部は新しいソフトウエアを共同で開発する
- 試作品を作成する
- 12月に開催されるXYZ展示会で試作品を見せる
・アクション項目:
- 要求仕様をドラフトする (ケント、6月下旬までに)
- ユーザーインターフェースのデザインのラフな案 (アン、7月中旬までに)
ということで、今回は打ち合わせの中で簡単な議事録を作ってしまうための「議事メモ」の英語テンプレート (スライド)をまとめてみました。
今日のポイント:
議事録は大事なので作成したほうがよいが、英語の議事録を作成するのはたいへんなので、最低限必要な項目だけ含めた議事メモを作成することが多い。
議事メモを打ち合わせの中で作成してしまい、出席者と確認まで終わらせられるよう、プレゼン資料の最後に議事メモ用のスライドを入れておくこともある。
自分が議事メモに含める項目は、基本的に①日時、②出席者、③合意したこと、④アクション項目の4つ。
次の記事:
次のテンプレートの記事では、調査・検討した結果やそれをもとにした企画の提案などに使う英語テンプレートをまとめてみたいと思います。
広告: