英語プレゼンテーション テンプレート #015 : 「出張報告」

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探（がりゅう さぐる）です。

英語プレゼン資料 テンプレート集  #015 :「出張報告」

みなさんは、日本国内や海外に出張した後、何かの会議や部署内の打ち合わせで、出張報告 (business trip report / business travel report) のプレゼンをしたことがありますか？

業務以外のことを報告し過ぎるとひんしゅくを買うことも...

出張報告は、ドキュメントとしてまとめたもの (Microsoft Wordの文章、Excelの報告フォーム、メール等) で提出することが一般的だと思いますが、Power Point形式のスライドとしてまとめて、それを提出するとともに、ミーティングなどでも説明する、ということも結構あるかと思います。

出張報告をプレゼン資料として作成して説明する場合、日本の人たちに日本語で説明するためのものでも、海外の人たちに英語で説明するためのものでも、そこに含める内容や書式は同じもので問題なく、海外のビジネスパーソンに説明することを特別に意識して、日本語版とは違う要素を追加したり、書式を変えたりするようなことは、特に必要はないかと思います。

今回の記事では、日本で一般的に作成される出張報告の形式・項目をもとに、項目名を英語の表記に変えた「英語版の出張報告のプレゼン資料テンプレート」の例についてまとめてみたいと思います。

プレゼン資料 (スライド) の構成は、以下のようにしました。

テンプレート #015 の構成

「概要」のスライド：
出張先、出張期間、出張全体の目的、同行者、旅程など、出張の概要についてまとめます。

 Business Travel Overview           

Travel destination:           New York, Miami, Chicago, San Jose, Los Angeles
Duration of the trip:         Feb 6th (Mon) - Feb 18th (Sat) 
Participating employees:  Akira XXXX, Yuka YYYY, Saguru Garyu
Purpose of the trip:         To attend the quarterly sales meeting, Dealer meeting, Lab visit
Trip itinerary:                  (詳細省略)

「訪問先／イベント」のスライドのサンプル

  US East Coast Dealer Meeting     

Date:
- Feb 7th (Tue) 9:00AM - 6:00PM,  Welcome party 6:30PM - 8:30PM
Location:
- Conference hall, XXXXX Hotel in New York city
Participants:
 - CEO & CFO of ABC Pet Store
 - Owners of leading pet specialty chains in East Coast
 - Sales & Marketing team of Happy & Healthy Hamsters New York branch
 - Akira XXXX, Yuka YYYY, Saguru Garyu
  (see attendee list attached)
Purpose:
 - Introduction of 2023 new products
 - Discussion of Sales & Marketing strategy 
Summary of the meeting:
  (記載省略)
Issues & challenges: 
  (記載省略)

[日本語]
東海岸の代理店会議：
日時：
- 2/7(火) 9:00AM-6:00PM、ウェルカムパーティ 6:30PM-8:30PM
場所：
- ニューヨークのXXXXホテル 大会議室
出席者：
- ABCペットストアーのCEO(最高経営責任者)、CFO(最高財務責任者)
- 東海岸の大手ペットショップ・チェーンのオーナーの人たち
- HHH社 (自社)ニューヨーク支店のセールス&マーケティング・チーム
  (別紙の参加者リスト参照)
目的：
- 2023年の新製品の紹介
- セールス＆マーケティング戦略についてのディスカッション
会議の概要：
  (記載省略)
課題：
  (記載省略)

「アクション／所感」のスライドのサンプル

  Actions / Impression      

Actions:
 - To send the latest price list to Ms. XXXXX from ABC Pet Store: by this week (-> Saguru)
 - To check the standard lead time of the new organic pet foods from receiving P/O to delivering to the warehouse in NY, NY and PA and inform the dealers: by the end of next week (-> Yuka)

Impression:
 - I learnt a lot about actual channel sales, distribution system and our business partners during this US business trip
 - I would like to study English more to communicate with our colleagues and customers closely

[日本語]
アクション／所感：
アクション (やること)：
- 最新の価格表をABC Pet StoreのMs. XXXXXさんへ送付する: 今週中: 担当 探(サグル)
- 新商品のオーガニック・ペットフードの注文をもらってからニューヨーク州、ニュージャージー州、ペンシルベニア州にある倉庫に配送されるまでの標準的な期間について調べて代理店に連絡する: 来週いっぱいまでに: 担当 由佳
所感：
- 今回の米国出張を通じて、実際の代理店経由の製品販売について、配送体制、およびビジネスパートナーの人たちについて、多くのことを学んだ
- 同僚や顧客たちと密にコミュニケーションが取れるよう、更に英語の勉強をしていきたい

ということで、日本語の出張報告となんら違いはないのですが、英語版の出張報告のテンプレートの例をまとめてみました。

自分は、出張報告のプレゼンスライドに、参加した会議の様子がわかる写真や会議後の集合写真、許可を得て撮影させてもらった見学先の写真などを多く貼り込み、プレゼン資料をできるだけビジュアルにして、関心を持ってもらえるようにしています。

また会議での説明では、場を盛り上げようと、歓迎パーティーやお昼のランチの写真、更には週末を挟む出張の場合は休日に訪れた場所の写真なども用意して、出張の報告の最後のほうで紹介することもあります。

しかし、こうしたことの紹介は、場の空気を読まなかったり、度が過ぎたりすると、報告を聞いている人たちの反発やひんしゅくを買うこともあるかもしれないので、注意が必要かと思います。

今日のポイント：
英語の出張報告をプレゼン形式で作成する場合、日本語のものと同じ内容、形式で作ればよい。
写真を多く添付すると分かりやすくなってよいが、その内容や量は適宜調整したほうがよさそう。

関連記事：

英語プレゼンテーション テンプレート #014 : 「業務報告」

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探（がりゅう さぐる）です。

英語プレゼン資料 テンプレート集  #014 :「業務報告」

みなさんは、職場の上司や関係者に対して月報、週報、日報といった業務報告を提出したことはありますか？

海外では自分の実績を強くアピールする業務報告を書く

業務報告は、その名のとおり、自分がやってきた仕事についてまとめて (定期的に) 報告する資料ですが、報告に含める内容や書式には様々なものがあると思います。

日本でも海外でも、個人の業務報告は (Microsoft Wordの書類で) A4用紙１枚くらいにまとめて提出するのがよい、北米ですとLetterサイズ１枚程度にまとめて提出するのが一般的、と言われています。

Power Pointのようなプレゼン資料の形式で業務報告を作成することはあまりないと思いますが、以下のような場合、プレゼン形式の業務報告を作成すると思います。

1. 文書の提出に加え、関係者への口頭での説明＆レビューの場も設定されている場合
2. 上司が、部下たちの業務報告を集め、それをもとに自分(の部署)の業務報告を作成して、上層部に提出したり説明したりする場合
3. 業務報告の書式を、各自好きなものに決められる場合

自分は、毎月Word形式の英語の業務報告 (月報) を提出していた時期があったのですが、最初の半年〜１年くらいは、たかだか５〜６行の業務報告を書くのに半日から１日くらいかかっていました。

もともと英語の文章を書くのが苦手だったことに加え、海外の組織で求められる業務報告の基本的な書き方も、報告に用いる英語の慣用表現もよく分からず、(最近のようにネットを検索すればレポートの書き方や例文が山ほど見つかる、という状況でもなかったため)、辞書やビジネス英語の参考書などを見ながら自力でまとめていくしかありませんでした。

その後、英語の業務報告に何を書けばよいのか、だんだんと分かってきまして、更にPower Pointのプレゼン形式の月報も受け付けてもらえるようになり、丸一日かけて業務報告を作成するようなことは無くなりました。

英語の業務報告を提出するということは、欧米流のビジネス・スタイルを取るマネージャーやマネジメントに対して自分のビジネス状況を報告する、ということになるので、そうした人たちが期待している実績の説明の仕方や報告の書式を念頭に置いて資料を作成すると、より「効果的な」報告ができると思います。

ということで、今回の記事では、英語での業務報告を、プレゼン資料の書式で作成する場合のテンプレートの例についてまとめてみたいと思います。

業務報告の目的：

月報、週報などの業務報告の目的は、主に以下の内容を上司に報告することだと思います。

• 実施・完了した業務 (Completed tasks)
• (継続して) 実施中の業務 (In progress tasks)
• 成果 (と貢献) (Outcomes (and contributions))
• 課題 (Challenges)
• 予定 (In the next month (week))

課題 (challenges) に関しては、今抱えている課題を自分の力だけで解決するのが難しいときは、上司や会社にサポートして欲しい、といった要望も合わせて伝えることが重要であり、業務報告はそのような目的のツールでもあります。

海外では、日本以上に、自分のやったこと、自分の成果や貢献を、上司や組織に対して強くアピールすることがとても重要ですので、遠慮せずに、後で何か突っ込まれようが気にせず、躊躇せず、意識して大盛りにして報告するのが良いと思ってます。

プレゼン資料 (スライド) の構成は、以下のようにしました。

テンプレート #014 の構成

各スライドは、箇条書きにすると読みやすくなります。

自分の業務について報告するので、ほとんどの項目の主語は「I (私)」になるため、主語を省略して動詞から書く、または名詞や動名詞で始まる項目を列挙します。

• 「実施・完了した業務」のスライド  -->  過去形の動詞から始める
• 「継続中の業務」のスライド --> 進行形の動詞から始める
• 「成果と貢献」のスライド  --> 名詞や動名詞から書き始める、または過去時制の文章にする
• 「課題」のスライド --> 「〜をする必要がある」(Need〜)といった文章を書く
• 「来月 (来週) の予定」のスライド --> To 不定詞などから始める

その動詞ですが、自分の場合、業務の状況を説明する際、以下の動詞をよく使います。

• Create 〜 (〜を作成する)
• Prepare 〜 (〜を準備する)
• Improve 〜 (改善する)
• Fix 〜 (問題を解決する、直す)
• Reduce 〜 ((コストなどを)減らす)
• Investigate 〜 (〜について調査する)
• Check 〜 (〜について調査する、確認する)
• Confirm 〜 (〜について確認する)
• Develop 〜 (〜を開発する)
• Introduce 〜 (〜を導入する)
• Proceed with 名詞、Proceed to 動詞 (〜を推進する)
• Conduct 〜 (〜を実行する)
• Implement 〜 (プロセスなどを導入する)
• Establish 〜 (体制などを確立する)

このような動詞を使って、時制や活用形を調整しながら、以下の例のようなスライドを作ります。

「実施・完了した業務」のスライド：

  Completed           

I finished the following tasks last month: 
・Created a user manual for new staff to understand the basic operation of XXXXX system
・Conducted an operational training for the new staff
　:
　(各項目を動詞の過去形から書き始める)

「実施中の業務」のスライド：

  In progress            

The following tasks are in progress: 
・Preparing an internal portal website and FAQ information to be shared via the webpage
・Investgating how to monitor the performance of Help Desk operations
　:
　(各項目を動詞の進行形から書き始める)

「成果と貢献」のスライド

  Outcomes and Contributions           

I greatly contributed to improve the performance of Call Centre operations this month: 
・KPIs (Key Performance Indicators) of call acceptance and response time were improved by 15% from the previous month
　:
　(名詞や動名詞を使って書く、または過去時制の文章を書く)

「課題」のスライド

  Challenges           

The challenges I am facing in work are as follows: 
・Need more knowledge regarding the new products and technologies related to the new product categories
　--> To learn the products by self-training materials 
・The call centre does not have enough human resource to handle customer calls of the new product categories
　--> Would like the management to consider FY23 budget to hire at least two new head counts for the call centre  

[日本語]
課題：
現在業務上直面している課題は以下のとおり:
・新製品と新製品カテゴリーに関わる技術の知識が更に必要
　--> 自主トレーニング資料を使って学習する
・私たちのコールセンターは、カスタマーからの新製品カテゴリに関するコールに対応するための十分な人的リソースがない
　--> マネジメント (の方たち) には、最低２名のコールセンター要員採用のための2023年度の予算の検討をお願いしたい

「来月 (来週) の予定」のスライド

  In the next month (week)           

I plan to conduct the folloiwing tasks next month: 
・To create a quarterly KPI report of call centre operations
・To make a detailed plan of support training for the new product categories 
　:
　(To不定詞から書き始める、または現在時制の文章を書く)

このような構成・テンプレートをもとにした業務報告を作成していました。

内容やボリュームによっては、個別のスライドにしていた内容を１枚のスライドに集約したり、Aという業務領域とBという業務領域のそれぞれに対して「実施したこと」「継続中のこと」「成果」、...をそれぞれまとめるような構成にすることもありました。

心がけたことは、箇条書きにして読みやすくすることと、上司から突っ込まれても構わないという覚悟のもとに積極的に自分のしたことを目一杯アピールすることです。

日本で業務報告を提出するときも、自分の行ったことを積極的にアピールしていきたいと思う今日この頃です...。

今日のポイント：
英語の業務報告を作成するとき、「実施したこと」「継続中のこと」「成果」、「課題」、「来月やること」についてそれぞれ箇条書きの形式でまとめて、提出していました。
欧米流のビジネス・スタイルを取るマネージャーやマネジメントに対して自分のビジネス状況を報告するなら、自分の成果と貢献を思い切り強くアピールする業務報告にするのがよいと思います。

関連記事：

相手の呼び名、呼び方、敬称の付け方

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探（がりゅう さぐる）です。

相手の呼び名、呼び方、敬称の付け方

みなさんは、海外の人たちとの会議に参加したり、プレゼンをして質疑応答をすることになったら、相手の名前をどのように呼びますか？

欧米の人たちと仕事をする場合、以下のようにするのが一般的とされています。

• ファーストネーム (姓・名の名前のほう)で呼び合うのが基本
• 初対面の人には Mr./Ms./Mx. などの敬称を付ける
• 相手から「ファーストネームで呼んでくれ (呼んでもいいよ)」と言われたらファーストネームに切り替える

北米圏とイギリス欧州圏とで、上記について少し温度差があるかもしれませんが (北米圏のほうがよりファーストネームで呼び合うことを好む傾向にあると思います)、いずれにせよ一度面識が持てて、今後密に関係して仕事をする場合は、欧米流に「ファーストネーム」で呼び合い、どっぷり相手の人間関係の中に入り込むのが良いと思ってます。

一方、仕事をする相手が自社の海外支社だったり、関連会社、協力会社、あるいは日本との取引の多い組織や顧客の場合、日本の慣習をある程度知っている、あるいはビジネスマナーを熟知していることも多く、前述の (1) ファーストネームで呼び合う、(2) Mr./Ms./Mx. 等の敬称を付けるの他に、 (3) 苗字か名前の後に「〜さん」をつけて呼んでくれることがあります。

私たち日本人は、相手をファーストネームで呼んでしまっていいのか...？ でも毎度 Mr.のような敬称を付けて呼ぶのは堅苦しい...、しかし「敬称付き」から「ファーストネーム」に呼び方を変えられるタイミングもよくわからない...、などと悩みそうですが、この「さん付け」で会話をすれば、日ごろ自分たちが日本語で会話しているやり方で自然に話すことができ、また敬称付きなので相手に対して失礼な態度を取っている訳でもないので、たいへん便利です。

自分は、海外の人たちと仕事を始めたとき、まだ親しくもない初対面の相手をファーストネームで呼んでしまってよいのだろうか？という気持ちが強く、会議やプレゼンの中で相手を「さん付け」で呼びながら進めていたのですが、海外に出て行って仕事をすることになったとき、先輩から「相手をファーストネームで呼ぶこと」「さん付けはしない」「一度さん付けをすると、その相手をさん無しで呼べなくなるよ」というアドバイスをもらいました。

相手の名前に「〜さん」を付けたくなるが...

たしかに、このアドバイスの前に「さん付け」で呼んでいた人たちとは、その後もさん付け呼ぶことが続き、変えられませんでした。

このアドバイスをもらった後は、自分の直属のマネージャーであろうが、その上のマネジメントたちであろうが、更には社長も、ファーストネームで呼んでいました。

ということで、欧米の人たちの中へ入り込んで仕事をする場合、さん付けは封じて、出来る限りファーストネームで呼ぶのが良いと思ってます。

日ごろ、社長をファーストネームで呼んでいましたが、顧客と社長を引き合わせて会議やプレゼンを行った際には、「This is Mr. XXXX YYYY.」のように敬称を付けて紹介しました。

海外に駐在して最初にそのような場面になった際、社長の名前に敬称を付けることばかり気を取られ、社長の肩書きを「マネジメント・ディレクター (management director)」と紹介したのですが、社長が自分に向かってすごくイヤそうな顔をしていました。

後になって気が付いたのですが、(イギリス系のビジネス圏では) 社長のことを managing directorと言い、その社長の名刺やメールの署名欄にもそのように書かれていたのですが、緊張してmanagingをmanamenentと誤って説明していました。

社長の名前にちゃんと「Mr.」を付けて紹介したが、その後失敗...

ということで、海外の人たちとビジネスを進めるとき、会議を持つときには、相手を出来る限りファーストネームで呼ぶようにしています。

また、場面に応じて敬称を付けたり付けなかったりするやり方を、実体験を通じて体得するとともに、相手から「さん付け」で呼ばれても意識してファーストネームで呼び返すようなことを、実践したいと思ってます。

今日のポイント：
海外の人たちの中に入り込んで仕事をする場合、相手をファーストネームで呼ぶよう心がけたい。
「〜さん」付けは便利だが、あまり使い過ぎないほうがよさそう。

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