我流! 英語プレゼン作成・試行錯誤

試行錯誤しながらなんとか作れるようになった英語プレゼン資料作成の経験、聞いてください

新年最初のオンライン会議でのあいさつ

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

新年最初のオンライン会議でのあいさつ

みなさんは、新年に、海外の人たちとの会議やオンライン・ミーティングに参加することになったら、どんな新年のあいさつをしようと思いますか?

新年最初のオンライン・ミーティング

自分は、新年最初のミーティングに参加するにあたり、出席者が「なるほど!」と感心してくれるような話をしたり、笑いを取ったりして、会議の場を和やかにするアイスブレイク  (参考: 英語プレゼンの出だし 〜 アイスブレイク) を率先して実行して、自分の存在感を高めたいな、と思っていました。

そこで、今年は事前に以下のような話すネタを考え、その英文を考えておきました。

出だしのあいさつ:

  • Happy New Year! (A Happy New Year! だと思っていたが、Aはいらないことが分かり、メモから削除) 

正月休みどうだった?という問いかけに対しては:

  • 実家でゆったり過ごした (I relaxed in my hometown.)
  • 家族とよい時間を過ごした (I had a wonderful time with my family.)
  • 日本のこの辺りは正月三が日とても寒かった (It was very cold here in Japan during the new year holidays.)
  • たっぷり休めた (I was able to rest very well.)
  • 近くの神社に参拝した。日本では新年にお寺や神社に参拝してよい一年であるよう祈願する (I visited a shrine nearby with my family on the new year's day. We, Japanese, go to a shrine or a temple, make a prayer and wish for a very good year. )
  • 箱根駅伝を観て過ごした (I watched the Hakone-Ekiden which is a very famous long distance relay race between Tokyo and Hakone.)

この中から2つか3つピックアップして話してみて、盛り上がりそうだったら、その話題を更に説明しようかと考えていました。

先週、今年最初の海外の人たちとのオンライン・ミーティングがあり、予定したように正月休みの過ごし方について聞かれるタイミングを待っていたのですが、いざミーティングが始まると、海外の参加者の一人が自宅の窓の外の様子を画面に映し、「見てくれ〜、ひどい吹雪が続いているんだ〜!」と話しはじめ、参加者たちの関心が一気に冬の嵐と寒さの話題に向きました。

「日本は寒いか?」「雪はどうか?」などと日本人参加者たちにも質問が飛び、他の日本人から「こっちはよく晴れていた」「そっちほど寒くない」といったやり取りが続き、時間が経過していきました。

ひと盛り上がりして、そろそろアイスブレイクの時間は終わりにして本題に入らなければ、というタイミングとなり、気を利かした海外の参加者が、まだしゃべっていなかった自分に対し「探 (サグル) はどんなホリデーだった?」と聞いてくれたので、ここは手短にと思い、「I really relaxed in my hometown with my family!」とだけ答えて終わりとしました。

このミーティングでは自分を目立たせるアピールは出来なかったものの、場は和やかなものになり、自分も年末休暇の様子は説明できたので、まあよしと考えました。

来年はもっといろいろ日本の文化や慣習を説明できるような英語の説明を考えておき、面白そうなアイスブレイクも一発かまして、存在感を示したいな、と思った新年初の英語ミーティングでした。

 

 

今日のポイント:
新年最初の会議では、年末年始の過ごし方を聞かれると思うので、シンプルな英語でもよいので、事前に話す英文を考えておくと、気を楽にして会議に参加できるので、よいと思います。
説明の中に、海外の人たちが少し驚くような、あるいは感心するような日本独特の慣習や文化にちなんだ説明があると、会話が盛り上がり、会議も和やかに進むようになるので、よいと思います。

 

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ホリデーシーズン直前のオンライン会議

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

ホリデーシーズン直前のオンライン会議

みなさんは、今年のクリスマス、どのようにお過ごしですか?

毎月開催しているオンラインの定例会議を始めようとしたところ...

今週半ばに、海外の人たちと毎月開催しているオンラインの定例会議に参加したところ、画面に現れた海外の人たちは、トナカイや小さなクリスマスツリーの付いたカチューシャを頭に付けていたり、赤・緑・白のクリスマス・カラーの服を着たり、小さなクリスマスツリーを机の上に置いたり、クリスマスっぽい飾り (ornament) を壁の見えるところに貼ったりしてました!

みなリラックスした感じで会議が始まり、ホリデーシーズンの楽しい話題やジョークなども飛び出し、終始なごやかな雰囲気の会議となりました。

「やられた...、自分も何か仕込んでおけば...」と悔やまれてなりません...。

 

この会議の終わりに「日本もホリデーシーズン、楽しんでる?」 と聞かれたのですが、自分は準備不足で日本のクリスマスの話を出しづらかったこともあり、黙っていたところ、同僚の人が淡々と「日本では皆 new year holidaysの長期休暇を取るんだ」と回答し、自分たちのお楽しみはもう少し先、まだ仕事があるよ、といった感じで相手に伝わったと思います。

自分はこの会議で、クリスマスのネタで海外の人たちと一緒に盛り上がりたかった...。

次の機会では必ずモノにしたいと強く思いました。(まだまだ試行錯誤)

 

なお、年末のこの時期に、ミーティング等でこうした話題を話す際には、様々な文化や背景を持つ人たちが参加している可能性を想定して、「メリー・クリスマス」とか「ハッピー・クリスマス!」とは言わずに「Happy Holidays!」「Have nice holidays!」(楽しいホリデーシーズンをお過ごしください) と伝えるようにしてます。

 

 

今日のポイント:
クリスマス休暇等のホリデーシーズン直前のオンライン会議では、それにちなんだ「盛り上げ」があるかもしれないので、事前に話すネタや関連グッズなどを準備しておくと、いざその話題が出たときに強気で一緒に盛り上がれるのでよいです。
たとえ空振りに終わっても、海外の人たちとのコミュニケーション力を高めるためのよい練習になったと思うようにしてます。

 

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質疑応答やコメントの受付をコントロールするシンプルな方法

英語のプレゼンで日々試行錯誤している我流 探(がりゅう さぐる)です。

質疑応答やコメントの受付をコントロールすシンプルな方法

みなさんは、会議の司会を担当したり、プレゼンを担当するときに、質疑応用やコメントを受け付ける時間をどのようにコントロールしていますか?

積極的なコメントはありがたいが...

日本語の会議でも英語の会議でも、参加している人たちが大いに盛り上がり、活発に質問やコメントをしてもらえることは嬉しいことですが、そのために議事進行が遅れたり、予定していた全てのテーマが時間通りに話し合えずに会議終了となってしまうと、がっかりします。

一方で、オリエンテーションやトレーニング等でプレゼンをしたときに、プレゼン中もQ&Aタイムでもほとんど質問が出ない、といった静かな打ち合わせになることもあると思います。こうしたときも少しがっかりします。

反応が静かなミーティング

前者のように盛り上がるケースでは、質疑応答やコメントの受付を上手にコントロールして、ミーティングの時間管理をする (time managemenをする) ことが求めらます。

後者のような静かなケースでは、時間に余裕があるのなら、活発に議論してもらうよう盛り上げたいところです。 (hold active discussions) 

とはいえ、ただでさえ緊張する会議や説明会なのに、更に英語で出席している人たちを盛り上げたり、逆に出席者の気分を損ねることなく次の議題へ誘導するのは、なかなか大変に思えます。

自分は、その場の状況に応じて臨機応変に英語で打ち合わせの進行や時間をコントロールをすることはまだまだ難しいので、あらかじめシンプルな対応パターンを用意しておき、基本はそれを実施して、しのいでいます。

 

対応1: ぎりぎりの時間でいくつかの議題を話し合うような会議や、時間厳守で終わらせなければならない会議では、アジェンダのスライドに各議題毎の予定所要時間を書き込んでおき、それを議題が進む毎にしつこく表示する。

会議が進行する度に、アジェンダ兼タイムテーブルのスライドを表示して、進度を確認する

対応2: 質疑・コメントが続き時間をオーバーしそうになってきたら、以下の決め台詞でコメントを遮る・終了させる。

Sorry to interrupt you, but we have only XX minutes left. Therefore. I would like to discuss this topic with you separetely. I will contact you via email later.
(発言の途中で申し訳ありませが、あとXX分しかありませんので、この議題については別途話をさせてください。後でメールで連絡します。) 

 

対応3: 参加者に質問やコメントを求めてもなかなか出てこないときは、参加者の中でも比較的自分と面識のある人を指名して、コメントがないか聞く。

Hi, John-san. What do you think about this? 
(ハイ、ジョンさん、これについてどう思いますか?)

 

対応4: 上記のように質問やコメントを聞いてみたものの、あまり盛り上がらないようであれば、いったん終了して、後でメールやチャットで質問してもらうよう依頼する。

Please feel free to ask me any questions via email after this meeting. 
(もし聞きたい事があれば、打ち合わせの後、気軽にメールで質問してください)

 

こんなシンプルな手段ですが、取りあえず質疑応答やコメントの受付をコントロールしようとしてます。

もっと試行錯誤して、本格的な会議の司会 (MC) や、カジュアルな打ち合わせの進行役 (facilitate) のスキルを上げていきたいと思ってます。

 

今日のポイント:
質疑応答やコメントの受付をコントロールしながら会議のタイムマネジメントをするために、まずは数パターンのシンプルな対応方法を覚えておくとよさそう。
アジェンダ兼タイムテーブルのスライドを都度表示したり、出席者のコメントを中断してもらうための言い方、コメントをもっと積極的に出してもらうよう促す言い方など、覚えられそうなものをまとめておく。

 

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